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Wie Sie Calendly-Ereignisse in Salesforce automatisch kategorisieren

Sie können Ihren Salesforce-Flow so einrichten, dass Meetings, die über Calendly geplant sind, automatisch kategorisiert werden. Dies hilft bei der Berichterstattung, indem Ereignisse nach Abteilung, Ziel oder Meeting-Typ (wie Kundeninteraktion oder Onboarding) sortiert werden.

Wie es funktioniert

Salesforce kann Ihren Calendly-Link (URL-Slug) verwenden, um Kategorien zuzuweisen. Der Slug ist der letzte Teil Ihres Calendly-Links. In calendly.com/acmesales/pricing-review ist der Slug beispielsweise pricing-review.

Wenn Sie URL-Slugs in Ihrem Flow verwenden, kann Salesforce Werte wie Meeting-Typ und Meeting-Subtyp festlegen.

Ordnen Sie Salesforce-Felder basierend auf Ihrem Calendly-Link zu.

In den folgenden Schritten kategorisieren wir Meetings beispielhaft nach Meeting-Typ und Meeting-Subtyp. Wir erstellen benutzerdefinierte Felder für diese Kategorien im Aktivitätsobjekt, die als Ereignisse verwendet werden können. Wir weisen dann den URL-Slug als Wert für die Felder Meeting-Typ und Meeting-Subtyp zu. (Hinweis: Ein URL-Slug ist ein lesbarer Text, der in einer URL verwendet wird.)

Ein Beispiel:

Calendly-Ereignistyp-URL Slug (ein lesbarer Text, der in einer URL verwendet wird) Meetingtyp Meetingsubtyp
calendly.com/acmesales/pricing-review Preisüberprüfung Kundenbindung Kundentreffen
calendly.com/acmesales/account-overview Kontoübersicht Kundenbindung Kundentreffen
calendly.com/acmesales/discovery-call Erkundungsgespräch Lead-Beteiligung Begrüßungs-/Kickoff-Meeting
calendly.com/acmesales/30-Minuten-Demo 30-minütige Demo Lead-Beteiligung Demo

 

Schritt 1 – Benutzerdefinierte Felder erstellen

  • Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihr Ereignisobjekt die erforderlichen Felder enthält (Meetingtyp und Meetingsubtyp).
    • Benutzerdefinierte Felder für Aufgaben und Ereignisse müssen auf der Aktivitätsebene erstellt werden. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie Felder im Ereignisobjekt erstellen können, können Sie diesen Salesforce-Artikel konsultieren.

Schritt 2 – Öffnen Sie Ihren Flow

  1. Suchen Sie im Salesforce Setup nach Flows. Wählen Sie Flows aus.
    • Wenn Sie die CreateEventTemplate noch nicht angepasst haben, müssen Sie einen neuen Flow basierend auf der Vorlage erstellen. Öffnen Sie dazu die CreateEventTemplate, passen Sie sie direkt an und speichern Sie sie unter einem neuen Namen. Das Speichern erstellt einen neuen Flow. Sie können den neuen Flow etwa "CreateEvent" nennen.
    • Wenn Sie den Flow CreateEventTemplate bereits angepasst haben, öffnen Sie Ihren benutzerdefinierten Flow.

Schritt 3 – Fügen Sie ein Entscheidungselement hinzu und erstellen Sie Zielsetzungen.

  1. Ziehen Sie aus der Toolbox auf der linken Seite ein Entscheidungselement und platzieren Sie es neben der Entscheidung, Haben wir einen Datensatz? Element.

  2. Stellen Sie das Label auf etwas wie "Welches Ereignis wurde geplant?"  Sie können der Beschreibung auch Details hinzufügen, wenn Sie möchten. 

  3. Fügen Sie ein Ergebnis hinzu.

  4. Legen Sie unter Ergebnisdetails die Bezeichnung für Ihre Meeting-Untertypen fest oder verwenden Sie eine Bezeichnung, die Ihnen hilft, zu erkennen, welcher Ereignistyp geplant ist. Sie könnten beispielsweise die Bezeichnung auf etwas wie "Einführungsmeeting" festlegen. Sobald Sie eine Bezeichnung hinzufügen, wird der Ergebnis-API-Name automatisch ausgefüllt.

  5. Fügen Sie die folgenden Bedingungen hinzu: Ergebnis
    1: Ressource =
    {<bitte ergänzen Sie den fehlenden Inhalt>}. $Record.Calendly__EventTypeSlug__c}
    Operator = Equals
    Value = fügen Sie Ihren Calendly-Slug ein, z. B.
    Preisüberprüfung. Hinweis: Beispiele für Ihren Calendly-Slug finden Sie in der obigen Tabelle.

  6. Fügen Sie ein Ergebnis für jeden Meetingsuntertyp hinzu, den Sie verwenden möchten.

Schritt 4 – Ressourcen für Meetingstypen und Untertypen erstellen

  1. Wechseln Sie in der Werkzeugkasten auf der linken Seite zu den Manager-Werkzeugen und wählen Sie Neue Ressource aus.

  2. Wählen Sie unter Ressourcentyp die Option Variable aus.

  3. Geben Sie unter API-Name Meeting-Typ ein.

  4. Wählen Sie unter Datentyp die Option Text aus.

  5. Wählen Sie Abgeschlossen.

  6. Wiederholen Sie diese Schritte, um eine Ressource für Meetingsuntertyp zu erstellen.

Schritt 5 – Fügen Sie Zuordnungselemente hinzu

  1. Fügen Sie rechts neben dem neuen Entscheidungselement, das Sie in Schritt 2 erstellt haben, ein Zuordnungselement hinzu.

  2. Geben Sie unter Beschriftung einen Namen ein, der der entsprechenden Ergebnisbezeichnung ähnelt, die Sie erstellt haben, z. B. "Onboarding Kickoff Meeting". Die API-Bezeichnung wird automatisch ausgefüllt.

  3. Geben Sie unter Variablewerte setzen Folgendes ein:
    Variable = {!. MeetingType}
    Hinweis: Diese Ressource wurde in Schritt 3 erstellt und darauf wird hier verwiesen.
    Operator = Equals
    Wert = Ihr_Meetingstyp_hier

  4. Wählen Sie + Aufgabe hinzufügen

  5. Geben Sie unter Variable-Werte festlegen Folgendes ein:
    Variable = {! MeetingSubtype}
    Hinweis: Dies bezieht sich auf die Ressource, die Sie in Schritt 3 erstellt haben.
    Operator = Equals
    Value = your_meeting_subtype_here

  6. Wählen Sie Abgeschlossen.

  7. Wiederholen Sie diese Schritte für jede Ergebnisoption, die Sie in Schritt 2 erstellt haben.

Schritt 6 – Weisen Sie Ihre benutzerdefinierten Felder zu 

Weitere Details zur Feldzuordnung finden Sie unter So ordnen Sie Calendly-Daten Salesforce-Feldern zu.

  1. Klicken Sie auf das Ereignis-erstellen-Element aus.

  2. Wählen Sie am Ende der vorhandenen Feldzuordnungen + Feld hinzufügen aus.

  3. Geben Sie im Feld Meeting_Type__c ein und beziehen sich auf Ihr benutzerdefiniertes Feld.

  4. Geben Sie unter Wert {! ein MeetingType verweist auf die Ressource, die Sie in Schritt 3 erstellt haben.

  5. Wählen Sie + Feld hinzufügen aus, um eine weitere Feldzuordnung hinzuzufügen.

  6. Geben Sie im Feld Meeting_Subtype__c ein und beziehen sich auf Ihr benutzerdefiniertes Feld.

  7. Geben Sie unter Wert {! ein MeetingSubtype} verweist auf die Ressource, die Sie in Schritt 3 erstellt haben.

  8. Wählen Sie Abgeschlossen.

Schritt 7 – Verbinden Sie die Elemente

  1. Verbinden Sie das Entscheidungselement mit den Zuordnungselementen und klicken Sie auf das passende Ergebnis.

  2. Verbinden Sie die Zuordnungselemente mit dem Element zum Erstellen eines Ereignisses.

  3. Speichern Sie und aktivieren Sie den Ablauf.
    Hinweis: Wenn Sie zuvor keine Änderungen an der Vorlage Ereignis erstellen vorgenommen haben, sehen Sie möglicherweise nur die Option Speichern als. In diesem Fall wählen Sie Speichern als und geben Sie dem Workflow einen Titel. Deaktivieren Sie dann den Workflow Ereignis erstellen.

Endergebnisse

Wenn Sie ein Meeting über Ihren Calendly-Link buchen, sollten der Meetingtyp und der Subtyp (oder die von Ihnen erstellten Felder) dem Ereignis korrekt zugeordnet sein.

 

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