Der Round-Robin-Ereignistyp von Calendly hilft Ihnen, Meetings unter Teammitgliedern zu koordinieren. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
1. Optimieren Sie die Verfügbarkeit
Lassen Sie eingeladene Personen mit einem verfügbaren Teammitglied buchen. Nutzen Sie diese Einstellung, wenn Sie so viele Meetings wie möglich buchen möchten und diese nicht gleichmäßig auf Ihr Team aufteilen müssen.
2. Optimieren Sie eine gleichmäßige Verteilung
Calendly verteilt Meetings gleichmäßig auf Ihr Team. Dies kann insgesamt weniger Buchungen bedeuten, da die Verfügbarkeit begrenzt ist, um ein Gleichgewicht zu wahren.
Wie «Verfügbarkeit maximieren» funktioniert
Calendly sucht in den Kalendern Ihres Teams, um festzustellen, wann mindestens ein Organisator frei ist. Wenn mehr als eine Person verfügbar ist, verwendet Calendly Prioritätssterne, um zu entscheiden, wer das Meeting erhält.
Das funktioniert so:
- Calendly plant Meetings nur mit Teammitgliedern, die verfügbar sind.
- Die Verfügbarkeit umfasst Calendly-Meetings und alle Einträge in verknüpften Kalendern.
- Der Teamkollege mit der höchsten Priorität wird zuerst gebucht.
- Wenn zwei Teamkollegen die gleiche Priorität haben und beide verfügbar sind:
- Derjenige, der kein aktuelles Meeting hatte, wird gebucht.
- Wenn es dennoch zu einem Unentschieden kommt, wählt Calendly jemanden nach dem Zufallsprinzip aus.
- Sie können die Prioritäten im Abschnitt Gastgebers der Einstellungen für Ihren Ereignistyp anpassen.
Wie "Für eine gleichmäßige Verteilung optimieren" funktioniert
Calendly verfolgt, wie viele Round-Robin-Meetings jedes Teammitglied hat. Es vergleicht die Anzahl der Meetings, um sicherzustellen, dass niemand mehr als drei Meetings voraus ist.
Wenn jemand 3 oder mehr Meetings im Vorsprung ist:
- Ihre Verfügbarkeit ist verborgen, bis andere aufholen.
- Sobald alles wieder ausgeglichen ist, erscheinen ihre Zeitfenster.
Beispiel:
- Jim hat drei Meetings und Karen null.
- Calendly blendet Jims Verfügbarkeit aus.
- Sobald Karen ein Meeting erhält, ist Jim wieder verfügbar.
- Wenn Jim ein weiteres Meeting erhält und die Anzahl wieder auf 4–1 zurückgeht, blendet Calendly seine Verfügbarkeit erneut aus.
Hinweis: Wenn Sie einen Gastgeber zur Ereignis hinzufügen oder entfernen, wird die Anzahl der Meetings für alle auf Null zurückgesetzt.
Was passiert, wenn ich meine Verteilungseinstellungen ändere?
Ihre neue Einstellung wird sofort wirksam. Die nächste Buchung folgt den neuen Regeln. Frühere Einstellungen oder Meetings gelten nicht.
Meeting-Verteilung anzeigen
Möchten Sie sehen, wie Meetings in Ihrem Team geteilt wurden?
Lesen Sie unseren Leitfaden: So exportieren Sie Ereignisdetails.
Fehlerbehebung bei der Verfügbarkeit
Wenn Sie oder ein Teamkollege nicht als verfügbar angezeigt werden:
- Verwenden Sie das Fehlerbehebungstool in der Vorschau Ihres Ereignistyps.
- Wenn Sie den Fehler "UNFAIR" sehen, bedeutet dies, dass die Anzahl der Meetings zu ungleich ist, um jemanden einzuplanen.