Calendly kann Meeting-Gäste und Mitgastgebers automatisch zu Salesforce hinzufügen. Dadurch bleiben Ihre Ereignisaufzeichnungen für alle Teilnehmer auf dem neuesten Stand, um die Nachverfolgung und Verwaltung zu erleichtern.
So funktioniert es
Calendly sendet Meeting-Daten an Salesforce, wenn jemand ein Meeting plant oder absagt.
Salesforce erstellt einen CalendlyAction-Ereignisdatensatz. Dann verwendet der CreateEventTemplate-Flow zwei integrierte Flows:
- Vorlage für Ereignisteilnehmer abrufen
- Ereignisvorlage erstellen
Diese Abläufe suchen nach Gästen oder Mitgastgebern und fügen sie zum Ereignis hinzu.
Was passiert standardmäßig?
- Calendly sucht anhand der E-Mail-Adresse des Gasts nach einem passenden Lead oder Kontakt. Wenn eine Person gefunden wird, wird sie als Teilnehmer hinzugefügt.
- Calendly sucht für Mitgastgeber in Kollektiv-Meetings nach einem Salesforce-Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, wird der Mitgastgeber zum Ereignis hinzugefügt.
Sie können diese Flows anpassen, um bei Bedarf andere Salesforce-Objekte zu verwenden.
Bevor Sie beginnen
- Sie benötigen die Paketversion 2.5 oder höher, um Gäste und Mitgastgeber zu synchronisieren.
- Nicht sicher, welche Version Sie haben? Rufen Sie Ihre Salesforce-Integrationsseite auf, um dies zu überprüfen.
Synchronisierung von Gästen und Gastgebern einrichten
Schritt 1 – Ihr Salesforce-Paket upgraden
- Wenn Sie Version 1 (nicht verwaltetes Paket) verwenden, befolgen Sie die Anweisungen in diesem Artikel, um auf Version 2 upzugraden.
- Wenn Sie bereits Version 2 oder höher verwenden, gehen Sie zu Ihrer Salesforce-Integrationsseite und klicken Sie auf das Upgrade-Banner.
Schritt 2 – Aktivieren Sie den CreateEventTemplate-Flow
- Öffnen Sie in Salesforce Ihre Liste der Flows.
- Suchen Sie den CreateEventTemplate-Flow.
- Wählen Sie oben rechts die Option Speichern unter aus.
- Geben Sie einen Namen für Ihren neuen Flow ein.
- Wählen Sie Speichern.
- Gehen Sie zurück zu Ihrer Flowliste und suchen Sie den neuen Flow.
- Öffnen Sie es und wählen Sie Aktivieren.
Fügen Sie das Feld Teilnehmer zum Ereignis-Layout hinzu
Salesforce zeigt das Feld Teilnehmer standardmäßig nicht an. Führen Sie diese Schritte aus, um das Feld hinzuzufügen:
- Wählen Sie in Salesforce den App-Launcher (Gittersymbol) aus und suchen Sie nach Object Manager.
- Wählen Sie Ereignis aus.
- Wählen Sie in der Seitenleiste die Option Seitenlayouts aus.
- Suchen Sie das Layout, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Bearbeiten.
- Öffnen Sie oben den Abschnitt Felder.
- Ziehen Sie das Feld Teilnehmer auf das Layout.
- Wählen Sie Speichern.
Teilnehmer in einem Meeting-Datensatz anzeigen
- Verwenden Sie in Salesforce die globale Suchleiste, um einen Kontakt zu finden.
- Gehen Sie auf der Seite des Kontakts zum Abschnitt oder zur Registerkarte Aktivität.
- Suchen Sie das Ereignis, das Sie anzeigen möchten.
- Wählen Sie den Ereignistitel oder Details anzeigen.
- Wenn das Feld Teilnehmende im Layout ist, sehen Sie alle Teilnehmenden des Meetings.