So verwalten Sie Ihre Meetings

Übersicht

Mit Calendly können Sie Ihre Meetings auf der Meetings-Seite ganz einfach verwalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie:

• Meetingdetails anzeigen
• Interne Meeting-Notizen hinzufügen
• Ein Meeting absagen oder verschieben
• angeben, dass eine eingeladene Person nicht erschienen ist

Bevor Sie beginnen

• Inhaber, Admins und Gruppenadmins können Meetings anderer Benutzer über das Dropdown-Menü My Calendly verwalten.
• Sie können eingeladene Personen ihre Meetings stornieren oder verschieben lassen, indem Sie diese Links in Bestätigungsnachrichten einfügen. Erfahren Sie, wie Sie diese Benachrichtigungen anpassen können.
• Wenn Sie einen Google-Kalender oder einen Office 365/Outlook.com-Kalender verwenden, können Sie die Kalendersynchronisation einschalten, um Calendly-Meetings direkt in Ihrem Kalender abzusagen oder zu verschieben.

Ihre Meetings anzeigen

Um Ihre geplanten Meetings anzuzeigen, gehen Sie zur Meetingseite.

Standardmäßig sehen Sie Anstehende Meetings. Sie können die Tabs wechseln, um Folgendes anzuzeigen:

• Vergangene Meetings – Meetings, die bereits stattgefunden haben
• Datumsbereich – Meetings innerhalb eines bestimmten Zeitraums

Verwenden Sie die Filteroption, um Ihre Ergebnisse einzugrenzen. Wählen Sie ein Meeting aus, um Details wie Kontaktinformationen der eingeladenen Person, den Ort des Meetings und Formularantworten anzuzeigen.

Ein Meeting abbrechen

1. Rufen Sie die Meeting-Seite auf.
2. Klicken Sie auf das Meeting.
3. Wählen Sie Abbrechen aus.
4. (Optional) Fügen Sie eine optionale Stornierungsnachricht hinzu.
5. Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja, stornieren.

Interne Meeting-Notizen hinzufügen

Sie können jedem über Calendly geplanten Ereignis interne Meeting-Notizen hinzufügen. Interne Meeting-Notizen sind nur für die Meeting-Gastgeber sichtbar.

1. Rufen Sie die Meetings-Seite auf.
2. Klicken Sie auf das Meeting.
3. Wählen Sie Notizen aus oder fügen Sie Meeting-Notizen hinzu.
4. Wählen Sie gegebenenfalls Aktualisieren.

Ein Meeting umplanen

Sie können ein Meeting für Ihre eingeladene Person verschieben. Wenn Sie ein kostenpflichtiges Abo verwenden, können Sie das Meeting auch stornieren und Ihrer eingeladenen Person eine E-Mail senden, um einen neuen Termin auszuwählen, indem Sie Ihr verknüpftes Gmail- oder Outlook-Konto (E-Mail-Dienst) verwenden. 

1. Rufen Sie die Meeting-Seite auf.
2. Klicken Sie auf das Meeting.
3. Klicken Sie auf Verschieben.

Abhängig von Ihrem Abo:

• Kostenloses Abo – Gehen Sie zur Buchungsseite, um eine neue Zeit auszuwählen.
• Bezahltes Abo – Sie können:
  
  • Neue Meetingzeiten teilen – Stornieren Sie das aktuelle Meeting und senden Sie eine E-Mail, damit eine neue Zeit ausgewählt werden kann. Sie können die Nachricht anpassen und eine Erinnerung hinzufügen, wenn Ihre eingeladene Person innerhalb von 1, 3 oder 7 Tagen keinen Termin vereinbart hat.
  • Meeting jetzt neu planen – Wählen Sie eine neue Zeit für Ihre eingeladene Person aus.

Sobald Sie fertig sind, kehren Sie zur Meeting-Seite zurück. Das ursprüngliche Meeting wird abgesagt oder aktualisiert.

Geben Sie an, dass Ihre eingeladene Person nicht erschienen ist

Sie können eine eingeladene Person nach einem Meeting als nicht erschienen markieren, um Workflows zu stoppen oder um Workflows für Nichterscheinen auszulösen. Erfahren Sie mehr über Nichterscheinen.

Exportieren Sie Ihre Meetings

Benötigen Sie eine Liste Ihrer Meetings? Sie können diese als CSV-Datei auf der Meetings-Seite exportieren. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.