Calendly + Distribution Engine

Integrieren Sie Calendly mit Distribution Engine, um Leads in Salesforce effizienter zu verwalten und weiterzuleiten.

Mit dieser Einrichtung können Sie Ihre Calendly Zuordnungsregeln an Ihre Distribution Engine Logik ausrichten. Dadurch wird die Lead-Zuordnung in beiden Systemen reibungslos und konsistent.

Sie können beispielsweise:

• Leads in Calendly mit denselben Regeln wie in der Distribution Engine weiterleiten.
• Verhindern Sie, dass Leads zweimal weitergeleitet werden, indem Sie Weiterleitungs-Ausschlüsse verwenden.
• Fügen Sie Zeitpuffer hinzu, um Lead-Aktualisierungen und -Zuweisungen zu verbessern.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie Calendly mit der Distribution Engine verbinden:

• Stellen Sie sicher, dass Calendly über die Calendly Salesforce Integration mit Salesforce verbunden ist.
• Bestätigen Sie, dass Ihre Salesforce-Workflows bereit sind, Meeting-Daten von Calendly zu empfangen.
• Sie sollten wissen, wie die Weiterleitungsregeln Ihrer Distribution Engine eingerichtet sind. Sie sollten diese in Calendly entsprechend nachbilden.

Calendly mit der Distribution Engine abstimmen

Damit beide Tools gut zusammenarbeiten, befolgen Sie diese bewährten Verfahren:

Schritt 1 – Erstellen Sie eine Weiterleitungs-Ausnahme.

Wenn Sie Distribution Engine verwenden, um die meisten Leads weiterzuleiten, sollen jedoch von Calendly erstellte Leads anderen Regeln folgen:

• Verwenden Sie das CalendlyCreated-Attribut.
• Wenn Calendly Meeting-Daten an Salesforce sendet, erstellt es einen CalendlyAction-Datensatz.
• Salesforce fügt CalendlyCreated zum neuen Lead oder Ereignis hinzu.
• In Distribution Engine können Sie Leads mit diesem Attribut von der Weiterleitung ausschließen.

Schritt 2 – Zugewiesene Leads ausschließen

Die meisten Weiterleitungstools weisen Leads, die bereits einen Eigentümer haben, nicht neu zu. Wenn ein Lead mit Calendly bucht, weist Salesforce ihn dem zuständigen Vertreter zu.

In Distribution Engine:

• Überprüfen Sie, ob der Lead bereits zugewiesen ist.
• Wenn ja, überspringen Sie diesen Lead in Ihren Weiterleitungsregeln.

Schritt 3 – Fügen Sie einen Warteschritt hinzu.

Calendly-Daten können einige Minuten benötigen, um in Salesforce aktualisiert zu werden. Um eine zu frühe Weiterleitung zu vermeiden:

• Fügen Sie Ihrem Weiterleitungsfluss einen 5–10-minütigen Warteschritt hinzu, bevor die Distribution Engine ausgeführt wird.
• Dadurch stellt Calendly sicher, dass es Zeit hat, den Lead zuzuweisen.
• Führen Sie dann Ihre gewohnte Weiterleitungslogik in der Distribution Engine aus.

Fehlerbehebung

Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Salesforce-Integration aktiv ist und die Daten synchronisiert werden.
• Überprüfen Sie, ob das CalendlyCreated-Attribut angewendet wird
• Bestätige, dass der Warteschritt genügend Zeit vor der Weiterleitung einräumt.
• Testen Sie Ihren Lead-Prozess, um zu sehen, ob die richtigen Regeln angewendet werden.