Möchten Sie einen Konferenzraum verwenden, um Meetings in Calendly zu planen? Sie haben ein paar einfache Optionen, je nachdem, wie Sie Ihre Räume verwalten. In diesem Leitfaden wird erläutert, wie Sie Konferenzräume mit drei Methoden als Ereignisorte einrichten können.
- Kollektiv-Ereignistypen erstellen
- Konferenzraum-Unterkalender erstellen
- Konferenzräume manuell hinzufügen
Option 1: Mit einem Kollektiv-Ereignistyp
Mit einem Kollektiv-Ereignistyp können Sie Calendly vor der Terminplanung die Verfügbarkeit aller Personen, einschließlich Ihres Konferenzraums, überprüfen. Dies hilft, Doppelbuchungen zu vermeiden.
- Fügen Sie im Admin-Center jeden Konferenzraum als Benutzer in Ihrer Calendly-Organisation hinzu.
- Jeder Raum benötigt eine eindeutige E-Mail-Adresse für die Anmeldung.
- Gehen Sie zu Ihrer Startseite und klicken Sie auf + Erstellen.
- Wählen Sie Mehr Meeting-Möglichkeiten aus, und wählen Sie dann Kollektiv.
- Fügen Sie den/die Moderator(en) hinzu: Fügen Sie sowohl den Konferenzraum als auch das Teammitglied hinzu.
- Beenden Sie die Einrichtung des Ereignistyps. (Siehe: So können Sie Ihre Ereignistypen anpassen.)
Hinweis
Jeder Raum, der als Benutzer hinzugefügt wird, nimmt einen bezahlten Platz ein.
Option 2: Verwendung eines Unterkalenders und Zapier
Diese Methode funktioniert gut, wenn Sie einen Konferenzraum oder einen gemeinsam genutzten Meetingsraum verwalten.
- Erstellen Sie einen neuen "Unterkalender" in Ihrem verbundenen Kalender für den Raum
- Teilen Sie den Kalender mit allen, die den Konferenzraum nutzen werden.
- Verwenden Sie die Zapier-Integration von Calendly, um Calendly-Meetings im Konferenzraumkalender einzutragen.
- Optional: Lassen Sie Calendly diesen Unterkalender auf Terminkollisionen überprüfen. Dies hilft, Doppelbuchungen zu vermeiden.
Option 3: Fügen Sie Meetings manuell einen Konferenzraum hinzu
Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie den Raum jedes Mal selbst einstellen möchten, wenn Sie ein Meeting buchen.
- Öffnen Sie nach der Buchung eines Meetings Ihren persönlichen Kalender.
- Aktualisieren Sie den Ort, um den Konferenzraum einzubeziehen.
Dies eignet sich am besten für kleinere Teams oder Räume mit geringer Buchungsaktivität. Für höheres Traffic-Aufkommen ziehen Sie die oben genannten Kollektiv- oder Unterkalender-Methoden in Betracht, um Doppelbuchungen zu vermeiden.