Distribua eventos em rodízio entre os membros da equipe

Use eventos em rodízio para aumentar a flexibilidade da sua equipe, permitindo que os convidados escolham um horário com um dos membros disponíveis da sua equipe. Esses eventos são perfeitos para:

  • Entrar em contato com representantes de vendas para chamadas de introdução e demonstrações
  • Conectar clientes novos à equipe de atendimento ao cliente para integração e treinamento
  • Conectar os clientes atuais a um membro da equipe de suporte
  • Conectar candidatos a recrutadores para seleção por telefone

NESTE ARTIGO:

 

Como criar um tipo de evento em rodízio

Primeiro, conclua as etapas da criação de uma equipe. A criação de um tipo de evento em rodízio é muito semelhante à criação de um evento individual, com algumas etapas adicionais. Na página de tipos de evento de equipe, clique + Novo tipo de evento ao lado da equipe desejada. Selecione Rodízio como estilo do tipo de evento, defina a disponibilidade e selecione sua opção preferida para a distribuição de reuniões.


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Depois que que um evento tiver sido programado, tanto o convidado como o membro designado da equipe receberão uma notificação de confirmação, informando-os com quem terão uma reunião.

 

Otimizar a disponibilidade

Quando os convidados agendarem um evento definido com otimização de disponibilidade, eles verão a disponibilidade conjunta de todos os membros designados da equipe. Se um membro da equipe estiver disponível, será oferecido o horário correspondente.

Se mais de uma pessoa estiver disponível para um horário específico, o Calendly atribuirá a reunião ao membro da equipe que tiver a prioridade mais alta. Você pode definir a prioridade das pessoas, preenchendo as estrelas ao lado de seus nomes ao editar o tipo de evento. Se os membros da equipe tiverem a mesma prioridade, a reunião será atribuída à pessoa que tiver passado mais tempo sem ter um evento desse tipo agendado.


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Otimizar a distribuição homogênea

Para que os eventos sejam atribuídos de forma homogênea entre os membros da equipe, otimize a distribuição homogênea. O Calendly vai monitorar o número de eventos distribuídos para cada pessoa. Se alguém tiver sido atribuído a muitas reuniões deste tipo, sua disponibilidade será ocultada na página agendamento até que os demais o alcancem.

Ao otimizar a distribuição homogênea, é possível que alguns horários não sejam oferecidos se o único membro da equipe disponível já tiver recebido reuniões demais. Utilizando nosso Modo diagnóstico de disponibilidade, você poderá consultar os horários removidos da página de agendamento devido à distribuição desigual.


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O Calendly vai comparar o número de reuniões atribuídas a cada pessoa no mesmo horário em que tiverem sido atribuídos para o mesmo tipo de evento.

 

Reatribuir eventos a outros membros da equipe

Reatribua um evento de rodízio a outro membro da equipe reagendando-o no painel de controle. Localize o evento e clique Reagendar e, em seguida, Escolher o membro da equipe. Selecione outro membro da equipe na lista e escolha a mesma data e horário do evento original.


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O membro da equipe designado originalmente, o novo membro e o convidado, todos serão notificados com as informações do evento, depois que você confirmar o evento reagendado. O horário também será liberado no Calendly para o membro da equipe a quem o evento havia sido atribuído anteriormente.

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