Automatiser les tâches avec les flux de travail

Éliminez les échanges entre les applications et automatisez votre charge de travail avec les flux de travail

Les membres Calendly ayant un abonnement payant peuvent automatiser le travail supplémentaire associé à la réservation de réunions. Vous voudrez peut-être envoyer automatiquement des e-mail ou des messages texte aux invités avant ou après les événements Calendly réservés sans les approximations. Actuellement, vous pouvez utiliser plusieurs applications ou copier et coller manuellement les informations sur l'événement et les invités entre Calendly et une autre application pour faire ce type de tâches. Plus maintenant grâce aux flux de travail.

Choisir comment le flux de travail commence

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Spécifiez simplement les modalités sous lesquelles vous souhaitez que quelque chose se produise, et Calendly les exécute automatiquement pour un ou plusieurs types d'événements. Choisissez d'envoyer un e-mail ou un texte à vous-même, à un autre organisateur ou à vos invités. Ensuite, choisissez de commencer le flux de travail lorsque cela se produit :

  • Un nouvel événement est planifié
  • Avant qu'un événement ne commence
  • L'événement commence
  • L'événement prend fin
  • L'événement est annulé

Remarque

« Un nouvel événement est planifié » et « l'événement est annulé » ont des comportements uniques pour les événements de groupe. Pour « Un nouvel événement est planifié », il se déclenche pour chaque réservation d'invité. Pour « l'événement est annulé », il se déclenche lorsque le dernier invité annule (et l'ensemble de la réunion devient annulée).

Si vous choisissez un état basé sur le temps, spécifiez combien d'heures ou de jours avant ou après l'événement planifié que le flux de travail s'exécute. Si l'événement planifié est dans le passé, le flux de travail s'exécutera toujours tant que l'état basé sur le temps n'est pas passé.

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Personnalisez vos messages

Utilisez un modèle d'e-mail ou de texte Calendly pour créer votre message. Ensuite, choisissez parmi une collection de variables que Calendly remplace par des informations réelles sur vos invités et votre événement.

Avertissement

Pour remplir vos messages de flux de travail automatiquement avec le numéro de téléphone de l'invité en utilisant la variable numéro de téléphone de l'invité, vous devrez créer un envoyer un message au flux de travail de l'invité afin que le numéro de téléphone de l'invité soit demandé sur votre page de planification d'événements. Pour plus d'informations, voir envoyer des messages texte avec les flux de travail

Créez plusieurs flux de travail pour vos cas d'utilisation

Un utilisateur ou une équipe Calendly peut créer jusqu'à 50 flux de travail pour tous les types d'événements. Si vous souhaitez garder votre invité au courant tout au long du cycle de vie de la réunion, vous pouvez créer des flux de travail pour avant et après votre événement. Par exemple, vous pouvez mettre en place un e-mail de rappel, un e-mail de reconfirmation et un e-mail de suivi. Pour ce faire, créez un flux de travail séparé pour chaque étape de communication des invités et appliquez chaque flux de travail à vos types d'événements souhaités. Voici à quoi cela ressemblera :Screenshot 2024-03-14 at 12.12.08 PM.png

 

Calendly affiche une liste de flux de travail afin que vous puissiez facilement voir tous vos flux de travail et savoir en un coup d'œil ce qu'ils font pour divers types d'événements.

Voir les flux de travail associés à chaque type d'événement

Dans chaque type d'événement, il y a une section dédiée où vous pouvez voir ses flux de travail associés sans avoir besoin de naviguer dans les pages. Screenshot 2024-03-14 at 12.14.05 PM (1).png

Flux de travail pour les types d'événements d'équipe

En tant qu'administrateur Calendly, vous pouvez créer des flux de travail pour les types d'événements Round robin et collectifs de vos équipes. Le processus de création et de modification des flux de travail est le même pour les types d'événements d'équipe et individuels. Cependant, pour les événements d'équipe, vous devrez naviguer vers votre page d'équipe. Il y a deux façons d'y arriver :

  1. Depuis votre page Types d'événements, faites défiler vers le bas jusqu'à la section de vos équipes des types d'événements.
    OU
  2. Depuis la page Flux de travail, sélectionnez une équipe dans le menu déroulant Mon Calendly.

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REMARQUE

Vous devez être soit un propriétaire, un administrateur soit un gestionnaire d'équipe pour créer les flux de travail d'équipe. Vous NE POUVEZ PAS créer de flux de travail pour les types d'événements d'équipe en tant qu'utilisateur.

Évitez d'envoyer des messages en double avec les flux de travail

Si vous créez ou utilisez un flux de travail avec la même action que l'un de vos types d'événements, comme l'envoi d'un rappel par e-mail ou d'un e-mail de suivi, vous serez alors informé pendant le processus de configuration que le flux de travail pourrait causer des messages en double et que vous recevrez des liens pour modifier les types d'événements touchés.

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