Quand des invités planifient avec vous, Calendly leur envoie soit une invitation calendrier soit un email de confirmation, en fonction de la plate-forme de votre calendrier. Vous pouvez personnaliser ces messages pour inclure des détails importants pour que tout le monde arrive préparé. Activez les emails de rappel pour réduire les faux bonds et plus personnaliser leur expérience de planification.
DANS CET ARTICLE :
Invitations de calendrier
Si vous avez un calendrier Google, Office 365 of Outlook.com connecté à votre compte, une invitation sera envoyée depuis votre calendrier quand un événement est planifié. Votre invité est ajouté comme invité, et l'événement est automatiquement ajouté à son calendrier également. Il sera également informé de toute modification que vous apportez à l’événement sur votre calendrier, comme l’ajout d’un lien de conférence web ou la mise à jour des détails de la réunion.
Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs Google, Office 365 et Outlook.com. Gardez à l'esprit que les invitations de calendrier ne peuvent pas être activées pour les types d'événements de groupe.
Confirmations par email
Les utilisateurs qui se sont connectés avec iCloud, notre plug-in Outlook, ou ceux sans calendrier connecté pourront envoyer des confirmations par email. Lorsqu’un invité planifie une réunion, il lui sera envoyé un email en confirmant les détails. Le message comprendra également une option pour ajouter l’événement à son calendrier préféré.
Les réponses des invités à la confirmation par email seront envoyées à l’adresse email associée à votre nom d’utilisateur Calendly.
Emails et SMS de rappel
Les utilisateurs Premium et Pro peuvent activer des rappels par email à envoyer aux invités avant l’événement. Personnalisez les messages pour inclure des détails supplémentaires concernant la réunion et d’autres informations importantes. Ajoutez plusieurs rappels et personnalisez le moment où ils sont envoyés.
Les rappels par SMS peuvent être activés par les utilisateurs Pro. Un champ sera ajouté à l’événement, permettant aux invités d'entrer leur numéro de téléphone tout en planifiant. Les rappels sont envoyés depuis un numéro aléatoire, et les invités peuvent répondre STOP pour se désinscrire à tout moment.
Personnaliser les notifications
Les utilisateurs Premium et Pro peuvent cliquer sur l’option Personnaliser pour modifier le titre et le texte des notifications. Ajoutez un message d’accueil, ou des consignes de stationnement ou lier les documents dont votre invité a besoin avant l’événement planifié.
Utilisez la flèche du menu déroulant pour ajouter des variables dynamiques qui seront actualisées avec les détails uniques de l’événement, comme le nom de l’invité ou les réponses à toute question personnalisée.
Politique d'annulation
Par défaut, les notifications par email contiendront des liens permettant aux invités d’annuler ou de replanifier l’événement. Supprimez ces liens en ouvrant le menu Voir la politique d’annulation et en décochant cette option. Notez que les deux liens ne seront plus inclus, donc les invités ne pourront plus apporter de modifications à l’événement.
Si vous avez des règles spécifiques pour l’annulation ou la replanification, ajoutez une politique d’annulation pour informer les invités. La messagerie que vous ajoutez sera incluse dans les notifications email qu’ils reçoivent.
