Distribuer les événements aux membres de l’équipe en round robin

Utiliser des événements round robin pour augmenter la flexibilité de votre équipe en permettant aux invités de choisir un moment avec n’importe quel membre disponible de votre équipe. Ces événements sont parfaits pour :

  • Mettre des leads en contact avec des représentants commerciaux pour des appels d'introduction et des démos
  • Mettre de nouveaux clients en contact avec l'équipe de service clientèle pour mise à niveau et formation
  • Mettre en contact des clients existants avec un membre de l'équipe d'assistance
  • Mettre en contact des candidats avec des recruteurs pour un premier entretien téléphonique
DANS CET ARTICLE :

 

Mettre en place un type d’événement round robin

Tout d'abord, suivez les étapes pour configurer une équipe. Créer un type d'événement round robin est très similaire à créer un événement solo, avec quelques étapes supplémentaires. Depuis votre page de types d'événements d'équipe, cliquez sur + Nouveau type d'événement à côté de l'équipe qui vous intéresse. Choisissez Round Robin comme style de type d'événement, définissez la disponibilité et sélectionnez votre option de distribution de réunion préférée.

Une fois que l'événement est planifiée, l'invité et le membre de l'équipe affecté recevront une notification de confirmation les informant d'avec qui ils ont une réunion.

frrr2.png

 

Optimiser la disponibilité

Lorsque les invités planifient un événement configuré pour optimiser la disponibilité, ils voient la disponibilité groupée de tous les membres de l'équipe affectés. Si au moins un des membres de l'équipe est disponible, le créneau correspond est proposé.

Quand plus d'une personne est disponible à une heure particulière, Calendly affecte la réunion au membre de l'équipe ayant la priorité la plus haute. Vous pouvez définir la priorité des individus en remplissant les étoiles à côté de leur nom quand vous modifiez le type d’événement. Si les membres de l’équipe ont une priorité égale, la réunion sera affectée à la personne qui a été planifiée le moins récemment pour ce type d’événement.


frrr1.png

 

 

Optimiser pour une distribution uniforme

Pour que les événements soient affectés aux membres de l’équipe uniformément, optimisez pour une distribution uniforme. Calendly surveille le nombre d'événements qui sont distribués à chaque individu. Si quelqu'un s'est vu affecter trop de réunions de ce type, sa disponibilité sera masquée de la page de planification jusque ce que les autres le rattrapent.

En optimisant pour une distribution uniforme, certains créneaux peuvent ne pas être proposés si le seul membre de l'équipe disponible est celui qui a reçu trop de réunions. Grâce à notre Mode diagnostic de disponibilité, vous pouvez voir quels créneaux ont été supprimés de la page de planification en raison d'une distribution inégale.

frrr4.png


Calendly comparera le nombre de réunions affectées à chaque personne dans le temps mutuel où elle a été affectée au type d'événement.

 

Réaffecter des événements à différents membres de l’équipe

Réaffectez un autre membre de l’équipe à un événement round robin en le replanifiant dans votre tableau de bord. Recherchez l’événement et cliquez sur Replanifier, puis Choisissez le membre de l’équipe. Sélectionnez un nouveau membre de l’équipe dans la liste, puis les mêmes date et heure que celle de l’événement d’origine.

frrr6.png


Le membre de l’équipe affecté à l’origine, le nouveau membre de l’équipe et l’invité recevront tous les détails de l’événement mis à jour une fois que vous confirmez l’événement replanifié. Le créneau sera également libéré dans Calendly pour le membre de l'équipe affecté initialement.

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 154 sur 235