Comment annuler, replanifier et apporter des modifications à un événement

Annuler un événement

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Vous pouvez annuler un événement à venir depuis l'onglet Événements planifiés sur votre page Accueil

Étapes pour annuler un événement
  1. Depuis votre page Accueil Calendly, accédez à l'onglet Événements planifiés
  2. Développez les détails de l'événement.
  3. Sélectionnez Annuler

Calendly vous donnera l'option d'ajouter un court message à inclure dans une notification par e-mail informant l'invité de l'annulation.

Une fois finalisée, l'heure annulée deviendra disponible dans les deux calendriers. Les invités peuvent annuler un événement en utilisant le bouton d'annulation dans les notifications de confirmation et de rappel qu'ils reçoivent.

Replanifier un événement

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Si vous connaissez la disponibilité de votre invité, vous pouvez replanifier un événement directement depuis l'onglet Événements planifiés sur votre page Accueil.

Étapes pour replanifier un événement
  1. Depuis votre page Acceuil Calendly, accédez à l'onglet Événements planifiés.
  2. Développez les détails de l'événement.
  3. Sélectionnez Replanifier.

Une fois qu'une nouvelle heure est validée, vous et votre invité serez informés des modifications.

Ces étapes vous permettront également de modifier l'emplacement de l'événement (c'est-à-dire, ajuster une adresse physique ou passer d'un appel téléphonique à un lien de vidéoconférence.) Il vous suffit de sélectionner Replanifier, choisir un nouvel emplacement plutôt qu'une heure, et envoyer la notification.

Vous ne connaissez pas la disponibilité de votre invité ? Annulez l'événement initial et repartagez votre lien Calendly dans le message d'annulation. Les invités peuvent replanifier à tout moment depuis leur e-mail de confirmation ou en refusant une invitation de calendrier.

Remarque : si vous replanifiez un événement Round robin, assurez-vous de NE PAS utiliser le lien de l'invitation initiale. Ce lien est pour l'invité UNIQUEMENT, et son utilisation peut ne pas sélectionner le bon organisateur.

Intégrez les liens d'annulation et de replanification dans les notifications

Dans la section Communications des paramètres de type d'événement, les utilisateurs ont l'option d'inclure ou de supprimer des liens d'annulation et de replanification dans les notifications envoyées aux invités.

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Remarque : en tant qu'invité, si vous ne voyez pas l'option d'annulation ou de replanification d'une réunion, l'organisateur de l'événement peut avoir choisi de supprimer cette option de ses réunions. Pour annuler ou replanifier votre réunion, vous devrez vous adresser directement à l'organisateur de l'événement. 

Modifier la limite d'invités pour un événement de groupe

Si un événement de groupe planifié atteint la limite des invités, accédez à l'onglet Événements planifiés sur votre page Accueil pour permettre à plus de personnes de s'inscrire. Supprimez ou replanifiez quelqu'un qui y assiste déjà, ou augmentez la limite pour cet événement spécifique. 

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Pour mettre à jour la limite des invités pour les réunions planifiées à l'avenir, ouvrez l'événement de groupe depuis votre onglet Types d'événements sur votre page Accueil et accédez à la section Organisateurs et invités. Entrez le nombre maximum de places d'invités que vous souhaitez offrir pour l'événement.

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Vous pouvez également choisir d'afficher les places restantes afin que les invités puissent voir le nombre de places restantes pour chaque créneau horaire sur la page de réservation de l'événement.