Comment distribuer les événements Round robin aux membres de l'équipe

 
Utilisez les événements Round robin pour augmenter la flexibilité de votre équipe en permettant aux invités de choisir une heure avec un membre disponible de votre équipe. Ces événements sont parfaits pour :

  • Mettre en relation les prospects avec les commerciaux pour des appels d'introduction et des démos
  • Mettre en relation les nouveaux clients avec l'équipe des services à la clientèle pour l'intégration et la formation
  • Mettre en relation les clients existants avec un membre de l'équipe d'assistance
  • Mettre en relation les candidats avec les recruteurs pour des sélections téléphoniques

Configurer un type d'événement Round robin

Tout d'abord, suivez les étapes pour configurer une équipe. La création d'un type d'événement Round robin est très similaire à la création d'un événement solo, avec quelques étapes supplémentaires. Accédez à la vue Toutes les équipes et localisez votre équipe souhaitée. Cliquez sur + Nouveau type d'événement à côté de l'équipe que vous préférez et sélectionnez Round Robin comme style du type d'événement. À partir de là, définissez la disponibilité et sélectionnez votre option de distribution de réunion préférée.

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Une fois qu'un événement est planifié, l'invité et le membre de l'équipe assigné recevront une notification de confirmation les informant de la personne avec laquelle ils se réunissent.

Remarque

Pour inclure un membre de l'équipe dans votre événement Round robin, il devra être membre de votre organisation Calendly. Pour plus d'informations sur l'ajout de membres de l'équipe à un compte, lisez cet article.

Indiquez quand les membres de votre équipe sont disponibles

Pour définir la disponibilité de vos organisateurs pour un événement Round robin, suivez la procédure Comment définir la disponibilité de l'organisateur pour la planification à plusieurs personnes 

Si vous utilisez la même disponibilité pour un autre type d'événement au sein d'une équipe, vous pouvez gagner du temps en sélectionnant Copier la disponibilité de... dans la section Paramètres de planification de votre type d'événement. Sélectionnez le type d'événement à partir duquel vous souhaitez copier la disponibilité, et il sera automatiquement renseigné. 

Maximiser la disponibilité

Lorsque les invités planifient un ensemble d'événements pour maximiser la disponibilité, ils verront la disponibilité commne de tous les membres de l'équipe assignée. Si un membre de l'équipe est disponible, le créneau horaire correspondant sera proposé.

Lorsque plus d'une personne est disponible pour une heure donnée, Calendly assigne la réunion au membre de l'équipe ayant la priorité la plus élevée. Vous pouvez définir la priorité des personnes en remplissant les étoiles situées à côté de leur nom tout en modifiant le type d'événement. Si les membres de l'équipe ont la même priorité, la réunion sera assignée à la personne qui a été planifiée le moins récemment pour ce type d'événement.

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Optimiser pour une distribution égale

Pour que les événements soient assignés aux membres de l'équipe de manière égale, optimisez pour une distribution égale. Calendly surveillera le nombre d'événements qui sont distribués à chaque personne. Si une personne s'est vue assigner trop de réunions de ce type, sa disponibilité sera masquée de la page de planification jusqu'à ce que les autres rattrapent leur retard.

Lors de l'optimisation pour une distribution égale, certains créneaux horaires peuvent ne pas être offerts si les seuls membres de l'équipe disponibles ont reçu trop de réunions.  En utilisant le mode Administrateur, vous pouvez voir les créneaux horaires qui ont été supprimés de la page de planification en raison d'une distribution inégale.


Calendly comparera le nombre de réunions assignées à chaque personne au cours de la période commune pendant laquelle elle a été assignée au type d'événement.

Réassigner des événements à différents membres de l'équipe

Réassignez un autre membre de l'équipe à un événement Round robin en le replanifiant depuis l'onglet Événements planifiés sur votre page d'accueil. Trouvez l'événement et cliquez sur Replanifier, puis Choisir le membre de l'équipe. Sélectionnez un nouveau membre de l'équipe dans la liste et choisissez la même date et la même heure que celles de l'événement initial.

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Le membre de l'équipe initialement assigné, le nouveau membre de l'équipe et l'invité seront tous informés des détails de l'événement mis à jour une fois que vous aurez validée l'événement replanifié. Le créneau horaire sera également libéré dans Calendly pour le membre de l'équipe initialement assigné.