Options de planification multi-personnes pour les équipes

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Une fois que vous avez mis en place une page d'équipe, ajoutez des types d'événements parmi lesquels les invités peuvent choisir. Que votre objectif soit d'organiser un webinaire pour plusieurs invités ou d'autoriser des réunions avec plus d'un membre de votre équipe, Calendly a un type d'événement qui répondra à vos besoins de planification.

Types d'événements multi-personnes

Round robin

Créez un événement Round robin pour permettre aux invités de sélectionner une heure avec n'importe quel membre de l'équipe disponible.  Vous pouvez choisir de répartir les événements parmi les membres de l'équipe de manière uniforme ou par priorité.

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Collectif

Utilisez la planification collective pour mettre en commun la disponibilité des membres de l'équipe. N'affiche que les fois où tous les membres de l'équipe sont disponibles. Lorsqu'un invité planifie, tous les membres de l'équipe sont ajoutés au calendrier de l'événement.

Les types d'événements collectifs sont parfaits lorsqu'un invité doit réserver du temps avec plusieurs membres de votre équipe en même temps. Par exemple, un événement collectif est idéal lorsqu'un client veut planifier un appel de support technique avec un représentant du support client et un ingénieur dans votre équipe. 

 Un événement collectif mettra en commun la disponibilité des membres de l'équipe et n'affichera que les fois où tous les organisateurs sont disponibles. Tous les organisateurs doivent être disponibles pour qu'un créneau horaire soit affiché sur la page de réservation. Si un organisateur n'est pas disponible lorsque les autres organisateurs le sont, ce créneau horaire ne s'affichera pas comme disponible. Lorsqu'un invité planifie, tous les invités sont ajoutés au calendrier de l'événement. 

Groupe

La fonction d'événement de groupe de Calendly permet à plusieurs invités de réserver une place pour le même événement. Définissez la limite d'invités et confiez à l'un des membres de votre équipe le soin d'animer un cours, un webinaire ou un exposé.

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Vous pouvez également choisir d'afficher les places restantes afin que les invités puissent voir le nombre de places restantes pour chaque créneau horaire sur la page de réservation d'événement.

Remarque : une fois qu'un invité réserve une réunion en utilisant un type d'événement de groupe, la durée de ce type d'événement est verrouillée et ne peut pas être mise à jour. Pour mettre à jour la durée, nous vous suggérons de cloner le type d'événement ou de créer un nouveau type d'événement et de définir la durée.

Créez une équipe pour partager les types d'événements et les pages de planification

Pour gagner du temps dans la configuration et la gestion des événements et pour normaliser leur configuration, partagez les types d'événements et les pages de planification avec une équipe.
Vous pouvez être membre de plusieurs équipes et également garder vos types d'événements Calendly personnels. Vous verrez les deux types d'événements sur votre page d'accueil Calendly et sur vos pages Événements planifiés.
Pour chaque équipe à laquelle vous participez, vous partagerez une page de destination d'équipe où les invités voient et réservent les événements d'équipe. Vous aurez toujours votre page de destination personnelle où les invités peuvent réserver uniquement avec vous.

Travaillez avec n'importe quel membre de votre organisation avec des types d'événements partagés

Pour une collaboration plus rapide, créez un type d'événement partagé en dehors d'une équipe.
Une fois que vous avez créé un type d'événement partagé, il apparaît dans vos types d'événements individuels afin que vous puissiez le trouver et le réutiliser. Une fois qu'un type d'événement partagé a été réservé, vous pouvez le voir dans Événements planifiés.
Étant donné que les types d'événements partagés n'apparaissent pas sur votre page de destination, partagez les liens de type d'événement avec vos invités pour réserver des réunions avec vos types d'événements partagés.

Quand utiliser un type d'événement d'équipe vs un type d'événement partagé

Les types d'événements d'équipe...
  • sont plus adaptés aux types d'événements supervisés et standardisés
  • ne peuvent être créés et modifiés que par les administrateurs, ou le(s) responsable(s) d'équipe de l'équipe en question
  • ne sont pas affichés sur une page de destination personnelle
  • sont affichés sur une page de destination d'équipe où les invités peuvent choisir l'événement qu'ils souhaitent réserver
  • disposent de liens personnalisables
  • peuvent être définis sur un fuseau horaire spécifique
  • conviennent le mieux à la collaboration avec n'importe quel membre de votre organisation
  • peuvent être créés par n'importe qui (sauf restriction imposée par un propriétaire ou un administrateur dans les paramètres de confidentialité et de sécurité)
  • peuvent être modifiés par les propriétaires, les administrateurs ou les organisateurs du type d'événement
  • n'apparaissent pas sur les pages de destination personnelles ou d'équipe (une page de planification de type d'événement peut être partagée avec un invité pour réserver un type d'événement partagé)
  • ne disposent pas de liens personnalisables
  • sont configurés par défaut sur le fuseau horaire du propriétaire du compte

Voir le tableau ci-dessous pour afficher les différences entre les types d'événements partagés et les types d'événements d'équipe :

  Types d'événements partagés Types d'événements d'équipe
Plus adaptés à... Collaboration rapide et sans restriction. Types d'événements supervisés et standardisés.
Qui peut le créer ? Toute personne (sauf restriction imposée par un propriétaire ou un administrateur d'organisation) Les propriétaires, les administrateurs et les gestionnaires d'équipe de l'équipe en question
Qui peut le modifier ? Les propriétaires, les administrateurs et les organisateurs du type d'événement Les propriétaires, les administrateurs et les gestionnaires d'équipe de l'équipe en question
Qui peut ajouter ou supprimer des organisateurs ? Les propriétaires, les administrateurs et les organisateurs du type d'événement Les propriétaires, les administrateurs et les gestionnaires d'équipe de l'équipe en question
Le type d'événement s'affiche-t-il sur ma page de destination personnelle ou d'équipe ? Non Uniquement sur une page de destination d'équipe.
Le lien est-il personnalisable ? Non Oui

 

Indiquer quand vos organisateurs sont disponibles

Pour définir la disponibilité de vos organisateurs, suivez la procédure Comment définir la disponibilité de l'organisateur pour la planification multi-personnes ? 

Si vous utilisez la même disponibilité pour un autre type d'événement au sein d'une équipe, vous pouvez gagner du temps en sélectionnant Copier la disponibilité de... dans la section Paramètres de planification de votre type d'événement. Sélectionnez le type d'événement à partir duquel vous souhaitez copier la disponibilité, et il sera automatiquement renseigné.