Automatizar tareas con Workflows

Elimina el ida y vuelta del trabajo entre aplicaciones y automatiza tu carga de trabajo con Workflows

Los miembros de Calendly con una suscripción de pago pueden automatizar el trabajo adicional que viene con la reserva de reuniones. Puede que quieras enviar automáticamente mensajes de correo electrónico o de texto a los invitados antes o después de los eventos de Calendly reservados sin las conjeturas. Actualmente, puedes estar usando varias aplicaciones o copiando y pegando manualmente información de eventos e invitados entre Calendly y otra aplicación para realizar este tipo de tareas. Ya no con los flujos de trabajo.

Elegir cómo se inicia el flujo de trabajo

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Solo especifica las condiciones en las que quieres que suceda algo y Calendly las realiza automáticamente para uno o más tipos de eventos. Elige enviarte un correo electrónico o texto a ti mismo, a otro anfitrión o a tus invitados. A continuación, elige iniciar el flujo de trabajo cuando esto suceda:

  • Nuevo evento programado
  • Antes de que comience un evento
  • El evento comienza
  • El evento termina
  • El evento está cancelado

Nota

"Nuevo evento programado" y "Evento cancelado" tienen comportamientos únicos para los eventos de grupo. Para "Nuevo evento programado", se activa para cada reserva de invitado. Para "El evento se cancela", se activa cuando el último invitado cancela (y se cancela toda la reunión).

Si eliges una condición basada en el tiempo, especifica cuántas horas o días antes o después del evento programado se ejecuta el flujo de trabajo. Si el evento programado es anterior, el flujo de trabajo seguirá ejecutándose mientras la condición basada en el tiempo no se haya pasado.

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Personaliza tus mensajes

Usa una plantilla de correo electrónico o texto de Calendly para crear tu mensaje. A continuación, elige entre una colección de variables que Calendly reemplaza con información real sobre tus invitados y tu evento.

Advertencia

Para rellenar tus mensajes del flujo de trabajo automáticamente con el número de teléfono del invitado mediante la variable Número de teléfono del invitado, tendrás que crear un envío de texto al flujo de trabajo del invitado para que el número de teléfono del invitado se solicite en tu página de programación de eventos. Para más información, consulta Enviar mensajes de texto con flujos de trabajo

Crea varios flujos de trabajo para tus casos de uso

Un usuario o equipo de Calendly puede crear hasta 50 flujos de trabajo en todos los tipos de eventos. Si quieres mantener a tu invitado en el ciclo de vida de la reunión, puedes crear flujos de trabajo para antes y después de tu evento. Por ejemplo, puedes configurar un correo electrónico de recordatorio, un correo electrónico de reconfirmación y un correo electrónico de seguimiento. Para ello, crea un flujo de trabajo separado para cada etapa de la comunicación con los invitados y aplica cada flujo de trabajo a los tipos de eventos que desees. Así es como se verá esto:Screenshot 2024-03-20 at 12.35.17 PM.png

 

Calendly muestra una lista de flujos de trabajo para que puedas ver fácilmente todos tus flujos de trabajo y saber de un vistazo lo que hacen para varios tipos de eventos.

Ver flujos de trabajo asociados con cada tipo de evento

Dentro de cada tipo de evento hay una sección dedicada donde puedes ver sus flujos de trabajo asociados sin la necesidad de navegar por las páginas. Screenshot 2024-03-20 at 12.38.34 PM.png

Flujos de trabajo para tipos de eventos de equipo

Como administrador de Calendly, puedes crear flujos de trabajo para los tipos de eventos colectivos y round robin de tus equipos. El proceso para crear y editar flujos de trabajo es el mismo para los tipos de eventos de equipo e individuales. Sin embargo, para los eventos de equipo, tendrás que navegar a tu página de equipo. Hay dos maneras de llegar allí:

  1. Desde la página de Tipos de eventos, desplázate hacia abajo hasta llegar a la sección de equipos de los tipos de eventos.
    O
  2. Desde la página de Workflows, selecciona el menú desplegable Mi Calendly y selecciona un equipo específico.

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NOTA

Debes ser propietario, administrador o gerente de equipo para crear los flujos de trabajo de equipo. NO PUEDES hacer flujos de trabajo para tipos de eventos de equipo como usuario.

Evita enviar mensajes duplicados con flujos de trabajo

Si creas o usas un flujo de trabajo con la misma acción que uno de tus tipos de eventos, como enviar un recordatorio por correo electrónico o un correo electrónico de seguimiento, se te notificará durante el proceso de configuración que el flujo de trabajo podría causar mensajes duplicados y recibir enlaces para editar los tipos de eventos afectados.

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