Distribuir los eventos de forma rotatoria entre los miembros del equipo

Utilice los eventos rotatorios para aumentar la flexibilidad de su equipo al permitir que los invitados elijan una hora con cualquier miembro disponible de su equipo. Estos eventos son perfectos para:

  • Conectar a los clientes potenciales con los comerciales para llamadas introductorias y demostraciones
  • Conectar a los nuevos clientes con el equipo de atención al cliente para las incorporaciones y la formación
  • Conectar a los clientes existentes con un miembro del equipo de atención al cliente
  • Conectar a los candidatos con los encargados de selección para las entrevistas por teléfono

 

EN ESTE ARTÍCULO:

 

Crear un tipo de evento rotatorio

Primero, realice los pasos para crear un equipo. La creación de un tipo de evento rotatorio es muy parecida a la de un evento individual, aunque cuenta con algunos pasos adicionales. Desde su página de tipos de eventos de equipo, haga clic en + Nuevo tipo de evento al lado del equipo deseado. Elija Rotatorio como el estilo del tipo de evento, configure la disponibilidad y seleccione su opción preferida para la distribución de reuniones.


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Cuando se programe un evento, tanto el invitado como el miembro del equipo asignado recibirán una notificación de confirmación que les informará de con quién se van a reunir.

 

 

Optimizar para lograr más disponibilidad

Cuando los invitados programan un evento optimizado para mejorar la disponibilidad, verán la disponibilidad agrupada de todos los miembros del equipo asignados. Si uno de los miembros del equipo está disponible, se ofrecerá la franja horaria correspondiente.

Cuando hay más de una persona disponible a una hora concreta, Calendly le asigna la reunión al miembro del equipo con mayor prioridad. Puede configurar la prioridad de cada persona rellenando las estrellas situadas al lado de su nombre mientras edita el tipo de evento. Si los miembros del equipo tienen la misma prioridad, la reunión se le asignará a la persona que más tiempo haya pasado sin tener un evento de ese tipo.


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Optimizar para lograr una distribución equitativa

Para que los eventos se asignen a los miembros del equipo de forma uniforme, optimice el proceso para lograr para una distribución equitativa. Calendly supervisará cuántos eventos recibe cada persona. Si a una persona se le han asignado demasiadas reuniones de este tipo, su disponibilidad se ocultará en la página de programación hasta que los demás la alcancen.

Cuando se optimiza el proceso para lograr una distribución equitativa, es posible que algunas franjas horarias no se ofrezcan si los únicos miembros del equipo que están disponibles recibieron demasiadas reuniones. Si utiliza nuestro Modo de diagnóstico de la disponibilidad, podrá ver las franjas horarias que se han quitado de la página de programación debido a una distribución desigual.


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Calendly comparará el número de reuniones asignadas a cada persona en función del tiempo que hayan estado asignadas en ese tipo de evento.

 

Reasignar eventos a otros miembros del equipo

Reasigne un evento rotatorio a otro miembro del equipo volviendo a programarlo en su panel. Encuentre el evento y haga clic en Reprogramar y, después, en Elegir miembro del equipo. Seleccione un nuevo miembro del equipo de la lista y elija la fecha y la hora del evento original.


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El miembro del equipo asignado originalmente, el miembro nuevo y el invitado recibirán notificaciones con la información del evento actualizada una vez que usted confirme el evento reprogramado. La franja horaria también se liberará en Calendly para el miembro del equipo a quien se le había asignado en un principio.

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