Usa eventos round robin para aumentar la flexibilidad de tu equipo al permitir que los invitados elijan un tiempo con cualquier miembro disponible de tu equipo. Estos eventos son perfectos para:
- Conectar clientes potenciales con representantes de ventas para llamadas de introducción y demostraciones
- Conectar a nuevos clientes con el equipo de servicios al cliente para la incorporación y la capacitación
- Conectar a clientes existentes con un miembro del equipo de soporte
- Conectar candidatos con reclutadores para revisiones telefónicas
Configurar un tipo de evento round robin
Primero, completa los pasos para configurar un equipo. Crear un tipo de evento round robin es muy similar a crear un evento individual, con unos pocos pasos adicionales. Visita la vista Todos los equipos y localiza al equipo que desees. Haz clic en + Nuevo tipo de evento junto al equipo que prefieras y selecciona Round Robin como el estilo del tipo de evento. Desde allí, establece la disponibilidad y selecciona la opción de distribución de reunión preferida.
Una vez que se programa un evento, tanto el invitado como el miembro del equipo designado recibirán una notificación de confirmación que les informará de con quién se están reuniendo.
Nota
Para incluir a un miembro del equipo en tu evento round robin, deberá ser miembro de tu organización de Calendly. Para obtener más información sobre cómo agregar miembros del equipo a una cuenta, consulta este artículo.
Especifica cuándo los miembros de tu equipo están disponibles
Para establecer la disponibilidad de tus anfitriones para un tipo de evento round robin, sigue el procedimiento Cómo establecer la disponibilidad de anfitrión para la programación multipersona.
Si usas la misma disponibilidad para otro tipo de evento round robin dentro de tu equipo, puedes ahorrar tiempo seleccionando Copiar disponibilidad desde... en la sección Configuración de programación del tipo de evento. Selecciona el tipo de evento del que quieres copiar la disponibilidad y se completará automáticamente.
Maximizar la disponibilidad
Cuando los invitados programen un evento establecido para maximizar la disponibilidad, verán la disponibilidad agrupada de todos los miembros del equipo asignados. Si algún miembro del equipo está disponible, se ofrecerá el intervalo de tiempo correspondiente.
Cuando más de una persona está disponible durante un tiempo determinado, Calendly asigna la reunión al miembro del equipo con la mayor prioridad. Puedes establecer la prioridad de los individuos rellenando las estrellas junto a sus nombres mientras editas el tipo de evento. Si los miembros del equipo tienen la misma prioridad, la reunión se asignará a la persona que se haya programado menos recientemente para este tipo de evento.
Optimizar para una distribución equitativa
Para que los eventos se asignen a los miembros del equipo de manera uniforme, optimiza para una distribución igualitaria. Calendly supervisará cuántos eventos se distribuyen a cada individuo. Si a alguien se le han asignado demasiadas reuniones de este tipo, su disponibilidad se ocultará en la página de programación hasta que otros se pongan al día.
Al optimizar para una distribución equitativa, es posible que algunos intervalos de tiempo no se ofrezcan si los únicos miembros del equipo disponibles han recibido demasiadas reuniones. Con el modo de administrador, puedes ver intervalos de tiempo que se han eliminado de la página de programación debido a una distribución desigual.
Calendly comparará el número de reuniones asignadas a cada persona en el tiempo mutuo que se han asignado al tipo de evento.
Eventos de Reassign a diferentes miembros del equipo
Reasignar a otro miembro del equipo para que participe en un evento round robin reprogramándolo desde la pestaña Eventos programados en tu página de inicio. Busca el evento y haz clic en Reprogramar y, a continuación, en Elegir miembro del equipo. Selecciona un nuevo miembro del equipo de la lista y elige la misma fecha y hora del evento original.
El miembro del equipo asignado originalmente, el nuevo miembro del equipo y el invitado recibirán una notificación de los detalles del evento actualizados una vez que confirmes el evento reprogramado. El intervalo de tiempo también se liberará en Calendly para el miembro del equipo asignado originalmente.