Opciones de programación multipersonal para equipos


Una vez que configures una página de equipo, agrega tipos de eventos para que los invitados elijan. Ya sea que tu objetivo sea organizar un seminario web para varios invitados o permitir reuniones con más de un miembro de tu equipo, Calendly tiene un tipo de evento que se adaptará a tus necesidades de programación.

Tipos de eventos multipersonal

Round Robin

Crea un evento round robin para permitir que los invitados seleccionen un tiempo con cualquier miembro del equipo disponible.  Puedes elegir distribuir eventos entre los miembros del equipo de manera uniforme o por prioridad.

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Colectivo

Utiliza la programación colectiva para agrupar la disponibilidad de los miembros del equipo. Mostrar solo los tiempos de los invitados cuando todos los miembros del equipo estén disponibles. Cuando un invitado calendariza, todos los miembros del equipo se agregan al evento del calendario.

Los tipos de eventos colectivos son ideales cuando un invitado necesita reservar tiempo con varios de los miembros de su equipo a la vez. Por ejemplo, un evento colectivo es ideal para cuando un cliente quiere programar una llamada sobre soporte técnico con un representante de soporte al cliente y un ingeniero de su equipo. 

 Un evento colectivo agrupará la disponibilidad de los miembros del equipo y solo mostrará los horarios de los invitados cuando todos los anfitriones estén disponibles. Todos los anfitriones deben estar disponibles para que aparezca un intervalo de tiempo en la página de reserva. Si algún anfitrión no está disponible cuando los otros lo están, ese intervalo de tiempo no se mostrará como disponible. Cuando un invitado calendariza, todos los anfitriones se agregan al evento del calendario. 

Grupo

La función de evento de grupo de Calendly permite que varios invitados reserven una plaza para el mismo evento. Establece el límite de invitados y designa a uno de los miembros de tu equipo para que dirija, ya sea una clase, un seminario web o una conferencia.

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También puedes elegir mostrar las plazas restantes para que los invitados puedan ver el número de plazas que quedan para cada intervalo de tiempo en la página de reserva de eventos.

Nota: una vez que un invitado reserva una reunión con un tipo de evento de grupo, la duración de ese tipo de evento se bloquea y no se puede actualizar. Para actualizar la duración, sugerimos clonar el tipo de evento o crear un nuevo tipo de evento y establecer la duración.

Crea un equipo para compartir tipos de eventos y páginas de programación

Para ahorrar tiempo en la configuración y administración de eventos y para estandarizar la forma en que se configuran, comparte tipos de eventos y páginas de programación con un equipo.
Puedes ser miembro de varios equipos y también conservar tus tipos de eventos personales de Calendly. Verás ambos tipos de eventos en la página principal de Calendly y en las páginas de Eventos programados.
Para cada equipo en el que participes, compartirás una página principal del equipo donde los invitados verán y reservarán eventos de equipo. Seguirás teniendo tu página principal personal donde los invitados solo podrán reservar tiempo contigo.

Trabaja con cualquier persona de tu organización con tipos de eventos compartidos

Para una colaboración más rápida, crea un tipo de evento compartido fuera de un equipo.
Una vez que crees un tipo de evento compartido, aparecerán tus tipos de evento individuales para que puedas encontrarlo y reutilizarlo. Una vez que se haya reservado un tipo de evento compartido, puedes verlo dentro de Eventos programados.
Dado que los tipos de eventos compartidos no aparecen en la página de destino, comparte vínculos de tipos de eventos con tus invitados para reservar reuniones con tus tipos de eventos compartidos.

Cuándo usar un tipo de evento de equipo frente a un tipo de evento compartido

Tipos de eventos de equipo...
  • se utilizan mejor para tipos de eventos supervisados y estandarizados
  • solo pueden ser creados y editados por administradores o gerentes en el equipo específico
  • No se muestran en una página de destino personal
  • se muestran en una página de destino del equipo donde los invitados pueden elegir qué evento les gustaría reservar
  • tiene enlaces personalizables
  • se puede establecer en una zona horaria específica
  • son mejores para colaborar con cualquier persona de tu organización
  • puede ser creado por cualquier persona (a menos que esté restringido por un propietario o administrador dentro de la configuración de privacidad y seguridad)
  • puede ser editado por los propietarios, administradores y/o los anfitriones del tipo de evento
  • no se muestran en las páginas de destino personales o de equipo (una página de programación de tipo de evento se puede compartir con un invitado para reservar un tipo de evento compartido)
  • no tiene enlaces personalizables
  • por defecto utiliza la zona horaria del propietario de la cuenta

Consulta la tabla siguiente para ver las diferencias entre los tipos de eventos compartidos y los tipos de eventos de equipo:

  Tipos de eventos compartidos Tipos de eventos de equipo
Ideal para... Colaboración rápida y sin restricciones. Tipos de eventos supervisados y estandarizados.
¿Quién puede crearlo? Cualquier persona (a menos que esté restringido por el propietario o administrador de una organización) Propietarios, administradores y gerentes de equipo en el equipo específico
¿Quién puede editarlo? Propietarios, administradores y anfitriones del tipo de evento Propietarios, administradores y gerentes de equipo en el equipo específico
¿Quién puede agregar o eliminar anfitriones? Propietarios, administradores y anfitriones del tipo de evento Propietarios, administradores y gerentes de equipo en el equipo específico
¿El tipo de evento aparece en mi página de destino personal o de equipo? No Solo en la página de destino del equipo.
¿El enlace es personalizable? No

 

Especifica cuándo tus anfitriones están disponibles

Para establecer la disponibilidad de tus anfitriones, sigue el procedimiento Cómo establecer la disponibilidad de anfitriones para la calendarización de varias personas 

Si usas la misma disponibilidad para otro tipo de evento dentro de un equipo, puedes ahorrar tiempo seleccionando Copiar disponibilidad desde... en la sección Configuración de programación del tipo de evento. Selecciona el tipo de evento del que quieres copiar la disponibilidad y se completará automáticamente.