Cómo usar los búferes

En este artículo te guiaremos a través de dónde configurar los búferes de eventos de Calendly y cómo funcionan.

¿Qué son los búferes?

Los búferes son tiempo adicional que se puede agregar antes y/o después de un evento de Calendly. Esto puede ser útil si quieres tiempo adicional para prepararte antes de una reunión, viajar a un evento o limpiar después de una presentación. Los búferes son específicos de eventos, por lo que puedes ajustar y optimizar la configuración del búfer para cada uno de tus tipos de eventos.

Para configurar un búfer

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  1. Selecciona tu tipo de evento.
  2. Ve a Configuración de programación.
  3. Debajo de los límites de evento, verás una opción para Tiempo de búfer. Selecciona esta opción para abrir un menú para ingresar a tiempo antes o después de tu evento. Puedes tener tiempo antes y después si lo deseas.
    • Puedes ajustar la cantidad de tiempo mediante los menús desplegables.
  4. Guarda los cambios.

Desactivar los búferes

Los búferes se pueden deshabilitar siguiendo los mismos pasos que anteriormente.

  1. Selecciona tu tipo de evento.
  2. Ve a la sección Configuración de programación.
  3. En la sección Tiempo de búfer, elige 0 minutos tanto para antes como para después de tu evento.
  4. Guarda los cambios.

Lógica del búfer

Los búferes solo se aplican a los eventos reservados a través de Calendly, pero los eventos que no son de Calendly se tienen en cuenta al reservar una reunión con un búfer. Esto significa que los búferes no pueden superponer eventos de calendario normales.

Por ejemplo, si tienes un evento de 30 minutos con búferes de 15 minutos antes y después, el tiempo total del calendario necesario para este evento es de 60 minutos. La duración del evento y el evento del calendario dirán 30 minutos, pero se requieren 60 minutos de tiempo libre para que se muestre un intervalo de tiempo en la página de reserva.

Recuerda que los búferes en los eventos programados de un individuo pueden afectar a la forma en que se pueden programar los eventos multiusuario.

  • Para los eventos round robin, la configuración del búfer en otros tipos de eventos individuales podría provocar una distribución de reuniones desigual.

  • Para los eventos colectivos, la configuración del búfer en los otros eventos de un individuo puede evitar que los eventos colectivos se reserven en intervalos de tiempo que parecen estar libres.

El mensaje del BÚFER de la herramienta de solución de problemas

La herramienta de solución de problemas de Calendly es una excelente manera de comprender cuándo la configuración del búfer podría estar impidiendo que se programen ciertas reuniones. Cuando usas la herramienta de solución de problemas de Calendly, el mensaje de BÚFER puede aparecer por múltiples razones.

El mensaje BÚFER se mostrará cuando los búferes adjuntos a un evento programado estén bloqueando un intervalo de tiempo. Además, BUFFER mostrará si la reunión que estás intentando reservar no encajará en un intervalo de tiempo porque su longitud total de evento (duración de la reunión + duración del búfer) hace que sea demasiado grande para hacerlo.

Comprueba la sección de detalles en un mensaje de BÚFER para comprender si es un búfer antes o después de la reunión lo que causa el problema.

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Problemas comunes del búfer

Se muestra el mensaje BUFFER pero no hay eventos programados por Calendly.

Si un evento que no es de Calendly está bloqueando la programación de una reunión de Calendly, puedes:

  • Eliminar el evento de calendario en conflicto o establecer su estado en "libre" (¡Recuerda revisar tus eventos de todo el día!)

  • O bien, cambia la configuración del búfer del tipo de evento que deseas programar a 0

El mensaje BUFFER se muestra para un evento programado por Calendly, pero los búferes no coinciden con la configuración del búfer existente en el tipo de evento.

Esta situación puede ocurrir porque los eventos programados conservan la configuración del búfer presente en la reserva. Si modificas la configuración del búfer en un tipo de evento, el cambio se aplicará solo a los eventos programados futuros. La nueva configuración del búfer no se aplicará retroactivamente a los eventos programados anteriormente.

Actualmente no hay forma de comprobar cuál era la configuración del búfer en el momento de la reserva. Si ves un mensaje de BÚFER que no coincide con la configuración del búfer actual para el tipo de evento, podría haber una configuración del búfer obsoleta aplicada a ese evento programado.

Para aplicar la nueva configuración del búfer, puedes reprogramar el evento para la misma fecha y hora. El evento reprogramado tendrá la configuración del búfer más reciente aplicada (cualquier configuración que esté presente en el tipo de evento en el momento de la reserva).

Para reprogramar el evento:

  1. Navega a la configuración del tipo de evento correspondiente

  2. Comprueba que la configuración del búfer sea correcta y realiza los ajustes necesarios

  3. Reprograma el evento programado para la misma fecha y hora para aplicar la configuración del búfer actual

NOTA: la configuración del búfer anterior se puede reflejar en la herramienta de solución de problemas como SUPERPOSICIÓN, ya que se consideraban parte de un evento de Calendly. Para obtener más información, consulta nuestro artículo sobre disponibilidad para la solución de problemas.

Hay grandes períodos de tiempo en mi calendario que parecen estar libres pero las reuniones no se pueden reservar.

Esto puede ser causado por “búferes dobles”. Agregar un búfer antes y después puede hacer que los búferes se apilen y eliminen grandes intervalos de tiempo de tu página de programación en vivo.

Edita tus tipos de eventos para usar solo un único búfer antes o después del evento. Esto dará como resultado que tengas más intervalos de tiempo que se pueden reservar en tu página de programación.

Para cualquier evento programado previamente que esté bloqueando intervalos de tiempo deseados, puedes anular los búferes dobles antiguos reprogramando el evento para la misma fecha y hora con una nueva configuración del búfer. (La solución para el problema n.º 2 anterior.)