Beispielanwendung
Sie haben Salesforce mit Ihrem Calendly-Konto verknüpft. Sie möchten Ereignisdaten für Ihr Vertriebsteam synchronisieren – nicht jedoch für Benutzer außerhalb des Vertriebs. Sie können dies tun, indem Sie Ihren Salesforce-Flow ändern, damit er nur für bestimmte Ereignistypen oder Benutzer ausgeführt wird.
Bearbeiten des Flows anstelle des Prozesses
Ihr Setup hängt davon ab, welche Paketversion Sie verwenden.
- Wenn Sie Version 2 verwenden, bearbeiten Sie den Flow direkt.
- Wenn Sie Version 1.11 verwenden, verwenden Sie den Process Builder.
Um Ihre Version zu überprüfen, besuchen Sie die Salesforce-Integrationsseite in Calendly.
Den Ablauf so anpassen, dass er für bestimmte Ereignisse oder Benutzer ausgeführt wird
- Suchen Sie im Salesforce-Setup nach Flows. Wählen Sie Flows aus.
- Wenn Sie die CreateEventTemplate noch nicht angepasst haben, müssen Sie einen neuen Ablauf basierend auf der Vorlage erstellen. Dazu können Sie die CreateEventTemplate öffnen, direkt anpassen und dann unter einem neuen Namen speichern. Das Speichern erstellt einen neuen Prozess. Sie können den neuen Prozess etwa "CreateEvent" nennen.
- Wenn Sie den CreateEventTemplate-Flow bereits angepasst haben, öffnen Sie Ihren angepassten Ablauf.
- Suchen Sie im ersten Teil des Ablaufs nach Object: CalendlyAction und wählen Sie Bearbeiten.
- Wählen Sie unter Bedingungsanforderungen die bedingte Logik aus, der der Flow folgen soll (Alle Bedingungen sind erfüllt (ALL), Jede Bedingung ist erfüllt (oder) oder Benutzerdefinierte Bedingungslogik ist erfüllt).
- Wählen Sie unter Feld Calendly__EventTypeName__c oder Calendly__EventPrimaryPublisherEmail__c aus, je nachdem, ob Sie den Flow nach dem Calendly-Ereignistyp oder nach dem Benutzer filtern möchten.
- Geben Sie unter Feldwert den Namen des Ereignistyps genau so ein, wie er in Calendly angezeigt wird, oder die E-Mail des Calendly-Benutzers ein, je nachdem, welches Feld Sie im vorherigen Schritt ausgewählt hatten.
- Wählen Sie Fertig.
- Um Ihren benutzerdefinierten Flow zu speichern, wählen Sie Speichern.
- Um Ihren benutzerdefinierten Flow zu aktivieren, wählen Sie Aktivieren. Hinweis: Sie müssen auch die CreateEventTemplate deaktivieren, um doppelte Ereignisse in Salesforce zu vermeiden.
Den Prozess so anpassen, dass er für bestimmte Ereignisse ausgeführt wird
Sie können den OnCalendlyActionCreated Process im Process Builder ändern, um Ihren Flow basierend auf bestimmten Kriterien auszulösen, wie z. B. dem Namen des Ereignistyps oder dem Namen des primären Herausgebers des Ereignisses (Calendly-Benutzer).
Mit den folgenden Schritten können Sie den Ablauf so einstellen, dass er nur ausgeführt wird, wenn ein Calendly-Ereignistyp einen bestimmten Namen hat. Dazu müssen Sie nach dem Namen des Ereignistyps filtern.
- Suchen Sie in Salesforce nach Process. Wählen Sie Process Builder aus dem Dropdown-Menü aus.
- Wählen Sie den OnCalendlyActionCreated-Prozess aus.
- Lassen Sie die Seite aktualisieren und wählen Sie dann Invitee.Created. Hinweis: Sie müssen den Prozess möglicherweise klonen, wenn er bereits aktiv ist, und den doppelten Prozess ändern.
- Definieren Sie die Kriterien für diese Aktionsgruppe und wählen Sie unter Bedingungen festlegen die Option +Zeile hinzufügen und aktivieren Sie dann das leere Feld, um ein Feld einzugeben.
- Wählen Sie unter 'Ein Feld auswählen' neben CalendlyAction__c den Namen des Ereignistyps ein und wählen Sie dann Auswählen.
- Geben Sie den Wert der neu hinzugefügten Zeile ein, den Ereignistypnamen, für den Sie den Flow auslösen möchten, und wählen Sie dann Speichern.
- Um den neuen Prozess zu aktivieren, wählen Sie Aktivieren und dann Bestätigen. Dadurch werden alle anderen Versionen des Prozesses deaktiviert.
Passen Sie den Prozess an, damit er für bestimmte Benutzer läuft
Sie können den Ablauf so auslösen, dass er nur für bestimmte Benutzer ausgeführt wird, wenn Sie den Prozess bearbeiten, sodass [CalendlyAction__c] hinzugefügt wird. EventPrimaryPublisherEmail__c (der primäre Herausgeber in Calendly-E-Mails) wählen Sie Gleich aus und fügen Sie die E-Mail-Adressen der Calendly-Benutzer hinzu.
Umgekehrt können Sie ist nicht gleich auswählen, um eine Person vom Prozess auszuschließen, wenn sie gebucht wird.