Vermeiden Sie das Hin und Her beim Arbeiten mit mehreren Apps und automatisieren Sie Ihre Aufgaben mit Workflows
Calendly-Mitglieder mit einem kostenpflichtigen Abonnement können die zusätzliche Arbeit automatisieren, die mit der Buchung von Meetings einhergeht. Sie können E-Mails oder SMS vor oder nach einem gebuchten Calendly-Ereignis automatisch an eingeladene Personen senden. Derzeit verwenden Sie möglicherweise mehrere Anwendungen oder kopieren Informationen zu Ereignissen und eingeladenen Personen manuell zwischen Calendly und einer anderen Anwendung, um diese Art von Aufgaben zu erledigen. Mit Workflows hat das ein Ende.
Wählen Sie, wie der Workflow beginnt
Geben Sie einfach die Bedingungen an, unter denen etwas geschehen soll, und Calendly setzt sie automatisch für eine oder mehrere Arten von Ereignissen um. Senden Sie eine E-Mail oder eine Textnachricht an sich selbst, einen anderen Gastgeber oder Ihre eingeladenen Personen. Starten Sie dann den betreffenden Workflow, wenn dies geschieht:
- Neues Ereignis ist geplant
- Bevor ein Ereignis beginnt
- Ereignis beginnt
- Ereignis endet
- Ereignis wird abgesagt
Hinweis
„Neues Ereignis ist geplant“ und „Ereignis wird abgesagt“ haben besondere Abläufe für Gruppenereignisse. „Neues Ereignis ist geplant“ wird bei jeder Buchung einer eingeladenen Person ausgelöst. „Ereignis wird abgesagt“ wird ausgelöst, wenn die letzte eingeladene Person absagt (und das gesamte Meeting abgesagt wird).
Wenn Sie eine zeitbasierte Bedingung auswählen, geben Sie an, wie viele Stunden oder Tage vor oder nach dem geplanten Ereignis der Workflow ausgeführt wird. Wenn das geplante Ereignis in der Vergangenheit liegt, wird der Workflow immer noch ausgeführt, solange die zeitbasierte Bedingung nicht überschritten wurde.
Personalisieren Sie Ihre Nachrichten
Verwenden Sie eine Calendly E-Mail- oder Textvorlage, um Ihre Nachricht zu erstellen. Wählen Sie dann aus einer Sammlung von Variablen, die Calendly durch tatsächliche Informationen über Ihre eingeladenen Personen und Ihr Ereignis ersetzt.
Warnung
Um Ihre Workflow-Nachrichten automatisch mit der Telefonnummer der eingeladenen Person auszufüllen, indem Sie die Variable Invitee Phone Number verwenden, müssen Sie einen Workflow Text an die eingeladene Person senden erstellen, damit die Telefonnummer der eingeladenen Person auf Ihrer Ereignisplanungsseite angefordert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Senden von Textnachrichten mit Workflows.
Erstellen Sie mehrere Workflows für Ihre Anwendungsfälle
Workflows anzeigen, die jedem Ereignistyp zugeordnet sind
Innerhalb jedes Ereignistyps gibt es einen eigenen Abschnitt, in dem Sie die zugehörigen Workflows anzeigen können, ohne durch Seiten navigieren zu müssen.
Workflows für Team-Ereignistypen
Als Calendly Administrator können Sie Workflows für Ihre Teams kollektive und Round-Robin-Ereignistypen erstellen. Der Prozess zum Erstellen und Bearbeiten von Workflows ist der gleiche für Team- und individuelle Ereignistypen. Bei Team-Ereignissen müssen Sie jedoch auf Ihre Teamseite gehen. Es gibt zwei Möglichkeiten, dorthin zu gelangen:
- Scrollen Sie auf Ihrer Seite für Ereignistypen nach unten bis zum Abschnitt der Ereignistypen für Ihre Teams.
ODER - Öffnen Sie auf der Workflows-Seite das Dropdown-Menü Mein Calendly und wählen Sie ein bestimmtes Team aus.
HINWEIS
Sie müssen entweder ein Eigentümer, ein Admin oder ein Teammanager sein, um die Team-Workflows zu erstellen. Sie KÖNNEN Workflows für Team-Ereignistypen NICHT als Benutzer erstellen.
Nachrichten nicht doppelt senden mit Workflows
Wenn Sie einen Workflow mit der gleichen Aktion wie einen Ihrer Ereignistypen erstellen oder verwenden, wie das Versenden einer E-Mail-Erinnerung oder einer Folge-E-Mail, werden Sie während des Einrichtungsprozesses benachrichtigt, dass der Workflow doppelte Nachrichten verursachen könnte und erhalten Links zur Bearbeitung der betroffenen Ereignistypen.