Mit Calendly können Sie Benutzer und Plätze ganz einfach verwalten. Jedes Teammitglied erhält seinen eigenen Calendly-Link mit Zugriff auf Funktionen für mehrere Benutzer, einschließlich zentraler Abrechnung, gemeinsamer Terminplanung und Berichterstellung. Beginnen Sie, indem Sie Teammitglieder zu Ihrem Calendly-Konto einladen.
Bevor Sie beginnen
Wie sich Ihr Tarif und die Anzahl der Plätze auf das Hinzufügen von Benutzern auswirken:
- Benutzer des Free-Abos: Wenn Sie das Free-Abo von Calendly nutzen, werden Sie aufgefordert, ein Upgrade auf ein kostenpflichtiges Abo durchzuführen und Plätze zu kaufen, bevor Sie Teammitglieder hinzufügen können.
- Kostenpflichtige Abos mit freien Plätzen: Wenn Sie bereits ein kostenpflichtiges Abo mit freien Plätzen haben, können Sie Benutzer einladen, ohne zusätzliche Plätze zu kaufen.
- Bezahlte Abos ohne freie Plätze: Wenn Ihr Konto keine freien Plätze hat, müssen Sie zusätzliche kaufen, bevor Sie Einladungen versenden können.
Berechtigungen und Limits für das Hinzufügen von Benutzern:
- Standardmäßig können sowohl Administratoren als auch Gruppenadministratoren Benutzer einladen. Sie können diese Berechtigungen auf der Berechtigungsseite unter dem Tab Einladungen anpassen.
- Ein Benutzer kann gleichzeitig nur einer Organisation angehören. Wenn sich ein Benutzer bereits in einer anderen Organisation befindet, muss sein Eigentümer oder Admin ihn entfernen, bevor er Ihrer Organisation beitreten kann.
- Sie können bis zu 100 Benutzer gleichzeitig hinzufügen.
Benutzer und kostenpflichtige Plätze hinzufügen
Benutzer hinzufügen
Beim Hinzufügen eines neuen Benutzers prüft Calendly, ob freie Plätze verfügbar sind. Wenn ein Platz frei ist, wird er dem neuen Benutzer zugewiesen. Andernfalls müssen Sie einen neuen Platz kaufen, bevor Sie die Einladung versenden können.
- Wechseln Sie in Ihrem Admin Center zur Seite Benutzer und wählen Sie Benutzer einladen aus.
- Geben Sie die E-Mail-Adressen der Benutzer ein, die Sie einladen möchten.
- (Optional) Weisen Sie die Benutzer einer Gruppe zu.
- Wählen Sie Weiter.
- Wenn Sie Plätze hinzufügen müssen, zeigt ein Popup die Details zu den Plätzen und die anteiligen Kosten an. Bestätigen Sie die Änderungen, um fortzufahren.
- Weisen Sie jeder Person Benutzer- oder Admin-Rollen zu und wählen Sie Weiter aus.
- Optional: Weisen Sie jeder Person verwaltete Ereignistypen zu.
- Wählen Sie Einladung senden.
Plätze hinzufügen, ohne Benutzer einzuladen
Sie können Plätze hinzufügen, ohne Benutzer sofort einzuladen. So können Sie Ihre Platzanzahl vorab erhöhen – auch wenn Sie noch keine neuen Benutzer einladen möchten.
- Gehen Sie zum Admin Center und wählen Sie Abrechnung aus.
- Klicken Sie auf Ihrer Abrechnungsseite auf Plätze hinzufügen.
- Geben Sie die gewünschte Platzanzahl ein und klicken Sie auf Plätze hinzufügen, um zu bestätigen.
Und nun?
- Sie können ausstehende Einladungen im Bereich Benutzer unter der Registerkarte Ausstehend überwachen.
- Es gibt kein Ablaufdatum für Benutzereinladungen.
- Wenn ein Benutzer seine Calendly-Einladung nach 7 Tagen nicht angenommen hat, sendet Calendly automatisch eine einmalige Erinnerungs-E-Mail.
- Der Benutzer muss mit derselben E-Mail-Adresse bei Calendly angemeldet sein, an die die Einladung gesendet wurde.
- Sobald ein Benutzer eine Einladung annimmt, wird ein neues Konto eingerichtet. Bestehende Benutzer behalten ihre persönlichen Ereignisse und Einstellungen.
Benutzer und bezahlte Plätze entfernen
Einen Benutzer entfernen
Wenn Sie einen Benutzer aus Ihrer Organisation entfernen, bleibt dessen bezahlter Platz verfügbar. Auf diese Weise können Sie einen neuen Benutzer einladen, den Platz zu besetzen, ohne einen zusätzlichen Platz kaufen zu müssen.
- Wechseln Sie in Ihrem Admin Center zu Ihrer Benutzerseite.
- Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Entfernen.
Es werden zwei Optionen angezeigt:
- Entfernen: Macht den Platz frei, aber der Benutzer behält sein persönliches Calendly-Konto.
- Entfernen und löschen: Löscht auch das Konto des Benutzers dauerhaft. Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Benutzer sein Konto beim Beitritt zu Ihrer Organisation in Calendly erstellt hat.
Nach dem Entfernen erhält der Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung – unabhängig davon, ob sein Konto gelöscht wurde oder nicht. Wenn es nicht gelöscht wird, wechseln sie zum kostenlosen Basis-Abo von Calendly und können ihr Konto weiterhin unabhängig verwenden.
Einen Platz entfernen
Wenn Sie keinen weiteren Benutzer einladen möchten, können Sie den ungenutzten bezahlten Platz entfernen.
- Gehen Sie zum Admin Center und wählen Sie Abrechnung aus.
- Wählen Sie auf Ihrer Abrechnungsseite die Option Plätze entfernen.
- Geben Sie die Anzahl der Plätze ein, die Sie entfernen möchten, und bestätigen Sie, indem Sie Plätze entfernen wählen.