Verwenden Sie Round-Robin-Ereignisse für mehr Flexibilität: Ermöglichen Sie eingeladenen Personen, eine Zeit mit einem verfügbaren Mitglied Ihres Teams auszuwählen. Diese Ereignisse sind perfekt, um:
- Leads mit Vertriebsmitarbeitenden für Einführungen und Demos zu verbinden
- neue Kunden mit dem Kundendienstteam fürs Onboarding und für Schulungen zu verbinden
- bestehende Kunden mit einem Mitglied des Support-Teams zu verbinden
- um Bewerber für telefonische Bewerbungsgespräche mit Personalvermittlern zu verbinden
Einrichten eines Round-Robin-Ereignistyps
Führen Sie zunächst die Schritte zum Einrichten eines Teams aus. Round-Robin-Ereignistypen werden so ähnlichen erstellt wie ein Solo-Ereignis, mit ein paar zusätzlichen Schritten. Suchen Sie das gewünschte Team unter Alle Teams. Klicken Sie neben dem gewünschten Team auf + Neuer Ereignistyp und wählen Sie als Stil des Ereignistyps Round Robin. Legen Sie dort die Verfügbarkeit fest und klicken Sie auf Ihre bevorzugte Meeting-Verteilungsoption.
Sobald ein Ereignis geplant ist, erhalten sowohl die eingeladene Person als auch das zugewiesene Teammitglied eine Bestätigungsbenachrichtigung mit der Information, mit wem sie sich treffen.
Hinweis
Um ein Teammitglied in Ihr Round-Robin-Ereignis aufzunehmen, muss es Mitglied Ihrer Calendly Organisation sein. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Teammitgliedern zu einem Konto finden Sie in diesem Artikel.
Geben Sie an, wann Ihre Teammitglieder verfügbar sind
Um die Verfügbarkeit Ihrer Gastgeber für einen Round-Robin-Ereignistyp festzulegen, folgen Sie den Schritten unter So legen Sie die Verfügbarkeit Ihres Gastgebers für die Planung mit mehreren Personen fest .
Wenn Sie dieselbe Verfügbarkeit für einen anderen Round-Robin-Ereignistyp innerhalb Ihres Teams verwenden, können Sie Zeit sparen, indem Sie im Abschnitt Planungseinstellungen Ihres Ereignistyps Verfügbarkeit kopieren von ... auswählen. Wählen Sie den Ereignistyp, von dem Sie die Verfügbarkeit kopieren möchten, und die Daten werden automatisch ausgefüllt.
Maximieren Sie die Verfügbarkeit
Wenn eingeladene Personen ein Ereignis planen, für das die Verfügbarkeit maximiert werden soll, sehen sie die gepoolte Verfügbarkeit aller zugewiesenen Teammitglieder. Wenn eines der Teammitglieder verfügbar ist, wird das entsprechende Zeitfenster angeboten.
Wenn zu einer bestimmten Zeit mehr als eine Person verfügbar ist, weist Calendly das Meeting dem Teammitglied mit der höchsten Priorität zu. Sie können die Priorität von Personen festlegen, indem Sie die Sterne neben ihrem Namen ausfüllen, während Sie den Ereignistyp bearbeiten. Wenn Teammitglieder die gleiche Priorität haben, wird das Meeting der Person zugewiesen, die am längsten nicht für diesen Ereignistyp eingeteilt wurde.
Für eine gleichmäßige Verteilung optimieren
Damit Teammitgliedern Ereignisse gleichmäßig zugewiesen werden, sollten Sie für eine gleichmäßige Verteilung optimieren. Calendly überwacht, wie viele Ereignisse jeder Person zugewiesen werden. Wenn einer Person zu viele Meetings dieses Typs zugewiesen wurden, wird ihre Verfügbarkeit auf der Planungsseite ausgeblendet, bis andere aufgeholt haben.
Bei der Optimierung für eine gleichmäßige Verteilung werden einige Zeitfenster möglicherweise nicht angeboten, wenn die einzigen verfügbaren Teammitglieder zu viele Meetings erhalten haben. Wenn Sie den Admin-Modus nutzen, können Sie Zeitfenster sehen, die aufgrund der ungleichen Verteilung von der Planungsseite entfernt wurden.
Calendly vergleicht die Anzahl der Meetings, die jeder Person in der gemeinsamen Zeit zugewiesen sind, in der sie dem Ereignistyp zugewiesen wurde.
Ereignisse verschiedenen Teammitgliedern neu zuweisen
Weisen Sie einem Round-Robin-Ereignis ein anderes Teammitglied zu, indem Sie es auf dem Tab Geplante Ereignisse auf Ihrer Startseite neu planen. Suchen Sie das Ereignis, klicken Sie auf Verschieben und dann auf Teammitglied auswählen. Suchen Sie ein neues Teammitglied aus der Liste aus und wählen Sie dann das gleiche Datum und die gleiche Uhrzeit wie beim ursprünglichen Ereignis aus.
Das ursprünglich zugewiesene Teammitglied, das neue Teammitglied und die eingeladene Person werden über die aktualisierten Ereignisdetails benachrichtigt, sobald Sie das verschobene Ereignis bestätigt haben. Das Zeitfenster wird in Calendly auch für das ursprünglich zugewiesene Teammitglied freigegeben.