Terminplanung mit mehreren Personen für Teams


Wenn Sie eine Team-Seite einrichten, fügen Sie Ereignistypen hinzu, aus denen eingeladene Personen auswählen können. Calendly stellt einen passenden Ereignistyp für Ihre Anforderungen an die Terminplanung bereit, ob Sie nun ein Webinar für mehrere Gäste veranstalten oder Meetings mit mehr als einem Mitglied Ihres Teams zulassen möchten.

Ereignistypen für mehrere Personen

Round Robin

Legen Sie ein Round-Robin-Ereignis an, wenn Sie möchten, dass Eingeladene einen Termin mit einem beliebigen verfügbaren Teammitglied auswählen können.  Sie können Ereignisse gleichmäßig oder nach Priorität auf die Teammitglieder verteilen.

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Kollektiv

Verwenden Sie die Kollektivplanung, um die Verfügbarkeit von Teammitgliedern zu bündeln. Zeigen Sie nur Zeiten für Eingeladene an, an denen alle Teammitglieder verfügbar sind. Wenn eingeladene Personen Termine planen, werden dem Ereignis im Kalender alle Teammitglieder hinzugefügt.

Kollektiv-Ereignistypen sind ideal, wenn eine eingeladene Person Zeit mit mehreren Mitgliedern Ihres Teams gleichzeitig buchen muss. So wäre ein Kollektiv-Ereignis beispielsweise dann passend, wenn ein Kunde ein Telefonat wegen technischem Support mit einem Kundendienstmitarbeiter und einem Techniker in Ihrem Team vereinbaren möchte. 

 Ein Kollektiv-Ereignis bündelt die Verfügbarkeit von Teammitgliedern und zeigt eingeladenen Personen nur Zeiten an, zu denen alle Gastgeber verfügbar sind. Alle Gastgeber müssen verfügbar sein, damit ein Zeitfenster auf der Buchungsseite angezeigt wird. Wenn einer der Gastgeber nicht verfügbar ist, wenn die anderen Gastgeber verfügbar sind, wird dieses Zeitfenster nicht als verfügbar angezeigt. Wenn eingeladene Personen Termine planen, werden dem Ereignis im Kalender alle Gastgeber hinzugefügt.

Gruppe

Mit der Gruppenereignis-Funktion von Calendly können mehrere Eingeladene einen Platz für dasselbe Ereignis reservieren. Legen Sie die Obergrenze für die Anzahl der eingeladenen Personen fest und weisen Sie einem Ihrer Teammitglieder die Leitung zu, unabhängig davon, ob es sich um einen Kurs, ein Webinar oder einen Vortrag handelt.

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Sie können wählen, ob die verbleibenden Plätze angezeigt werden, damit eingeladene Personen die Anzahl der für jedes Zeitfenster verbleibenden Plätze auf der Ereignis-Buchungsseite sehen können.

Hinweis: Sobald eine eingeladene Person ein Meeting für einen Gruppen-Ereignistyp bucht, ist die Dauer für diesen Ereignistyp gesperrt und kann nicht aktualisiert werden. Um die Dauer zu aktualisieren, empfehlen wir, den Ereignistyp zu klonen oder einen neuen Ereignistyp anzulegen und die Dauer festzusetzen.

Aufstellen eines Teams für die gemeinsame Nutzung von Ereignistypen und Terminplanungsseiten

Um beim Einrichten und Verwalten von Ereignissen Zeit zu sparen und die Einrichtung zu standardisieren, empfiehlt es sich, Ereignistypen und Planungsseiten innerhalb eines Teams gemeinsam zu nutzen.
Sie können Mitglied mehrerer Teams sein und außerdem Ihre persönlichen Calendly-Ereignistypen behalten. Beide Arten von Ereignistypen werden auf Ihrer Calendly-Startseite und auf der Seite für geplante Ereignisse angezeigt.
Mit jedem Team, zu dem Sie gehören, teilen Sie eine Team-Landingpage, auf der die eingeladenen Personen Team-Ereignisse angezeigt bekommen und buchen. Sie haben weiterhin Ihre persönliche Landingpage, auf der eingeladene Personen Termine nur bei Ihnen buchen können.

Gemeinschaftsereignis-Typen für die Zusammenarbeit mit beliebigen Personen in Ihrer Organisation

Legen Sie einen Gemeinschaftsereignis-Typ außerhalb eines Teams an, um schneller zusammenarbeiten zu können.
Sobald Sie einen Gemeinschaftsereignis-Typ angelegt haben, wird er bei Ihren individuellen Ereignistypen angezeigt, damit Sie ihn leicht finden und wiederverwenden können. Sobald ein Gemeinschaftsereignis-Typ gebucht wurde, können Sie ihn unter Geplante Ereignisse sehen.
Da Gemeinschaftsereignis-Typen nicht auf Ihrer Landingpage angezeigt werden, sollten Sie Links zum jeweiligen Ereignistyp an Ihre Eingeladenen weitergeben, um Meetings unter Verwendung Ihrer Gemeinschaftsereignis-Typen zu buchen.

Wann ein Team-Ereignistyp oder ein Gemeinschaftsereignis-Typ verwendet werden sollte

Team-Ereignistypen ...
  • werden am besten für beaufsichtigte und standardisierte Ereignistypen verwendet
  • können nur von Admins oder Team-Managern des jeweiligen Teams angelegt und bearbeitet werden
  • werden nicht auf einer persönlichen Landingpage angezeigt
  • werden auf einer Team-Landingpage angezeigt, auf der Eingeladene auswählen können, welches Ereignis sie buchen möchten
  • haben anpassbare Links
  • können auf eine bestimmte Zeitzone eingestellt werden
  • eignen sich am besten für die Zusammenarbeit mit jedem in Ihrer Organisation
  • können von jedem Benutzer angelegt werden (sofern nicht von einem für den Calendly-Account Zuständigen oder Admin im Rahmen der Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen eingeschränkt)
  • können von für den Calendly-Account Zuständigen, Admins und/oder den Gastgebern für den Ereignistyp bearbeitet werden
  • werden nicht auf persönlichen oder Team-Landingpages angezeigt (eine Ereignistyp-Terminplanungsseite kann mit einem Eingeladenen geteilt werden, um einen Gemeinschaftsereignis-Typ zu buchen)
  • haben keine anpassbaren Links
  • werden standardmäßig auf die Zeitzone des für den Calendly-Account Zuständigen eingestellt

Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen Gemeinschaftsereignis-Typen und Team-Ereignistypen:

  Gemeinschaftsereignis-Typen Team-Ereignistypen
Am besten verwendet für ... Schnelle, uneingeschränkte Zusammenarbeit. Beaufsichtigte und standardisierte Ereignistypen.
Wer kann sie anlegen? Jeder (abgesehen von Einschränkungen durch einen für den Calendly-Account Zuständigen oder Admin der Organisation) Für den Calendly-Account Zuständige, Admins und Team-Manager des jeweiligen Teams
Wer kann sie bearbeiten? Für den Calendly-Account Zuständige, Admins und die Gastgeber für den Ereignistyp Für den Calendly-Account Zuständige, Admins und Team-Manager des jeweiligen Teams
Wer kann Gastgeber hinzufügen oder entfernen? Für den Calendly-Account Zuständige, Admins und die Gastgeber für den Ereignistyp Für den Calendly-Account Zuständige, Admins und Team-Manager des jeweiligen Teams
Wird der Ereignistyp auf meiner persönlichen oder Team-Landingpage angezeigt? Nein Nur auf einer Team-Landingpage.
Ist der Link anpassbar? Nein Ja

 

Festlegen, wann Ihre Gastgeber verfügbar sind

Gehen Sie wie unter Gastgeber-Verfügbarkeit bei Planung für mehrere Personen festlegen beschrieben vor, um die Verfügbarkeit Ihrer Gastgeber festzulegen. 

Wenn Sie dieselbe Verfügbarkeit für einen anderen Ereignistyp innerhalb eines Teams verwenden, können Sie Zeit sparen, indem Sie im Abschnitt Planungseinstellungen Ihres Ereignistyps Verfügbarkeit kopieren von ... auswählen. Wählen Sie den Ereignistyp, von dem Sie die Verfügbarkeit kopieren möchten, und die Daten werden automatisch ausgefüllt.