So verwenden Sie Puffer

In diesem Artikel erklären wir, wo Sie Calendly Ereignispuffer einrichten können und wie sie funktionieren.

Was sind Puffer?

Ein Puffer ist zusätzliche Zeit, die vor und/oder nach einem Calendly Ereignis angehängt werden kann. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie mehr Zeit brauchen, um sich auf ein Meeting vorzubereiten, wenn Sie zu einem Ereignis anreisen müssen oder nach einer Präsentation aufräumen möchten. Puffer sind ereignisspezifisch, sodass Sie die Puffereinstellungen für jeden Ihrer Ereignistypen optimieren können.

So richten Sie einen Puffer ein

1. Wählen Sie Ihren Ereignistyp aus.
2. Gehen Sie zu Planungseinstellungen.
3. Unter Ereignislimits sehen Sie eine Option für Pufferzeit. Wählen Sie diese Option aus, um ein Menü für die Eingabe eines Puffers vor oder nach Ihrem Ereignis zu öffnen. Wenn Sie möchten, können Sie vorher und nachher Zeit einplanen.
   • Sie können die Zeitdauer über die Dropdown-Menüs anpassen.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Puffer deaktivieren

Puffer können deaktiviert werden, indem Sie die gleichen Schritte wie oben ausführen.

1. Wählen Sie Ihren Ereignistyp aus.
2. Gehen Sie zum Abschnitt Planungseinstellungen.
3. Wählen Sie im Abschnitt Pufferzeit 0 Minuten für sowohl vor als auch nach Ihrem Ereignis aus.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Pufferlogik

Puffer gelten nur für Ereignisse, die über Calendly eingetragen wurden, aber Ereignisse außerhalb von Calendly werden bei der Festsetzung eines Meetings mit einem Puffer berücksichtigt. Dies bedeutet, dass Puffer reguläre Kalenderereignisse nicht überlappen können.

Wenn Sie beispielsweise ein 30-minütiges Ereignis mit 15 Minuten Puffer davor und danach haben, beträgt die gesamte Kalenderzeit für dieses Ereignis 60 Minuten. Die Dauer des Ereignisses und das Kalenderereignis sind mit 30 Minuten angegeben, es sind jedoch 60 Minuten Verfügbarkeit erforderlich, damit ein Zeitfenster auf der Buchungsseite angezeigt wird.

Denken Sie daran, dass Puffer bei den geplanten Ereignissen einer Person Auswirkungen darauf haben können, wie Ereignisse mit mehreren Personen geplant werden können.

• Bei Round-Robin-Ereignissen können Puffereinstellungen für die anderen Ereignistypen einer Person zu einer ungleichmäßigen Verteilung der Meetings führen.

• Bei Kollektiv-Ereignissen können Puffereinstellungen für die anderen Ereignisse einer Person verhindern, dass kollektive Ereignisse in Zeitfenstern gebucht werden, die frei erscheinen.

Die PUFFER-Nachricht des Fehlerbehebungstools

Das Fehlerbehebungstool von Calendly ist eine großartige Möglichkeit, um zu verstehen, wann Puffereinstellungen die Planung bestimmter Meetings verhindern. Bei der Verwendung des Fehlerbehebungstools von Calendly kann die PUFFER-Nachricht aus mehreren Gründen angezeigt werden.

Die PUFFER-Nachricht wird angezeigt, wenn die Puffer, die einem geplanten Ereignis zugeordnet sind, ein Zeitfenster blockieren. Darüber hinaus wird PUFFER angezeigt, wenn das Meeting, das Sie buchen möchten, nicht in ein Zeitfenster passt, weil es aufgrund seiner gesamten Ereignisdauer (Dauer des Meetings + Pufferdauer) zu groß dafür ist.

Überprüfen Sie den Abschnitt mit den Details einer PUFFER-Nachricht, um zu erfahren, ob es sich um einen Puffer vor oder nach dem Meeting handelt, der das Problem verursacht.

Häufige Pufferprobleme

Die PUFFER-Nachricht wird angezeigt, es gibt jedoch keine von Calendly geplanten Ereignisse.

Wenn ein Ereignis außerhalb von Calendly die Planung eines Calendly Meetings blockiert, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie können das betreffende Kalenderereignis entfernen oder dessen Status auf „frei“ setzen (überprüfen Sie auch Ihre ganztägigen Ereignisse).

• Oder ändern Sie die Puffereinstellung des Ereignistyps, den Sie planen möchten, auf 0

Die PUFFER-Nachricht wird für ein von Calendly geplantes Ereignis angezeigt, die Puffer stimmen jedoch nicht mit den vorhandenen Puffereinstellungen für den Ereignistyp überein.

Diese Situation kann auftreten, weil geplante Ereignisse die bei der Buchung vorhandene Puffereinstellung beibehalten. Wenn Sie die Puffereinstellungen für einen Ereignistyp ändern, gilt die Änderung nur für zukünftige geplante Ereignisse. Neue Puffereinstellungen gelten nicht rückwirkend für zuvor geplante Ereignisse.

Es gibt derzeit keine Möglichkeit zu überprüfen, welche Puffereinstellung zum Zeitpunkt der Buchung gegeben war. Wenn Sie eine PUFFER-Nachricht sehen, die nicht mit den aktuellen Puffereinstellungen für den Ereignistyp übereinstimmt, können veraltete Puffereinstellungen für dieses geplante Ereignis vorliegen.

Um die neuen Puffereinstellungen anzuwenden, können Sie das Ereignis für dasselbe Datum und dieselbe Uhrzeit erneut buchen. Für das verschobene Ereignis werden die neuesten Puffereinstellungen angewendet (unabhängig davon, welche Einstellung zum Zeitpunkt der Buchung im Ereignistyp vorhanden ist).

So verschieben Sie das Ereignis:

1. Gehen Sie zu den entsprechenden Ereignistyp-Einstellungen

2. Überprüfen Sie, ob die Puffereinstellungen korrekt sind und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor

3. Buchen Sie das geplante Ereignis für dasselbe Datum und dieselbe Uhrzeit erneut, um die aktuellen Puffereinstellungen anzuwenden

HINWEIS: Frühere Puffereinstellungen können im Fehlerbehebungstool als ÜBERLAPPUNG widergespiegelt werden, da sie als Teil eines Calendly Ereignisses betrachtet wurden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Fehlerbehebung bei der Verfügbarkeit.

In meinem Kalender gibt es große Zeiträume, die frei erscheinen, aber Meetings können nicht gebucht werden.

Dies kann durch „doppelte Puffer“ verursacht werden. Wenn Sie sowohl einen Vorher- als auch einen Nachher-Puffer hinzufügen, können sich die Puffer stapeln und große Zeitfenster von Ihrer Live-Planungsseite entfernen.

Bearbeiten Sie Ihre Ereignistypen, um nur einen einzigen Puffer vor oder nach dem Ereignis einzusetzen. Dies hat zur Folge, dass mehr buchbare Zeitfenster auf Ihrer Planungsseite vorhanden sind.

Für alle zuvor geplanten Ereignisse, die gewünschte Zeitfenster blockieren, können Sie alte doppelte Puffer überschreiben, indem Sie das Ereignis für dasselbe Datum und dieselbe Uhrzeit mit neuen Puffereinstellungen erneut buchen. (Die Lösung für Problem Nr. 2 oben.)