Calendly synchronisiert Antworten auf Weiterleitungsformulare mit Salesforce, automatisiert Aktualisierungen von Kontakten und Leads und zentralisiert die Berichterstellung. Gleichzeitig ermöglicht Calendly eine gezielte Ansprache von Leads.
Diese Funktion ist nicht mit Organisationen kompatibel, die Marketo-, HubSpot- oder Pardot-Formulare verwenden. Um Formularantworten zu synchronisieren, nutzen Sie stattdessen die Salesforce-Integrationen.
Hinweis
Das Synchronisieren von Antworten auf Calendly Weiterleitungsformulare mit Salesforce ist in der Paketversion 2.4 oder höher enthalten. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Version Sie derzeit verwenden, rufen Sie Ihre Salesforce-Integrationsseite auf, um Ihre Version zu bestätigen.
Wie Weiterleitungs-Antworten mit Salesforce synchronisiert werden
Wenn ein Calendly Weiterleitungsformular gesendet wird, erstellt die Salesforce-Integration einen CalendlyRoutingFormSubmission Datensatz und einen CalendlyRoutingFormQuestionsAnswers Datensatz für jede im Formular gestellte Frage. Die Erstellung des CalendlyRoutingFormSubmission Datensatzes löst den Flow CreateRoutingFormLeadTemplate aus.
In Salesforce werden für jede Übermittlung eines Weiterleitungsformulars in einer einzigen API-Anforderung unter Verwendung der Composite-API von Salesforce mehrere Datensätze erstellt, um API-Limits zu vermeiden.
Standard-Flow
Dieser Flow ist vollständig anpassbar, funktioniert aber standardmäßig wie folgt.
- Der Flow sucht nach einem Kontakt, der dem SFID entspricht.
- Wenn der Flow einen Kontakt findet, ordnet er die Formularübermittlung dem Kontakt zu, indem das Calendly-Kontaktfeld im CalendlyRoutingFormSubmission-Datensatz auf die Kontakt-ID aktualisiert wird.
- Wenn der Flow keinen Kontakt findet, sucht er nach einem Lead, der dem SFID entspricht.
- Wenn der Flow einen Lead findet, ordnet er die Formularübermittlung dem Kontakt zu, indem das Calendly-Lead-Feld im Datensatz von CalendlyRoutingFormSubmission auf die Lead-ID aktualisiert wird.
- der Flow durchläuft die Datensätze von CalendlyRoutingFormQuestionsAnswers, die sich auf CalendlyRoutingFormSubmission beziehen, bis eine Namensfrage gefunden wird. Dies ist der Name des Leads, wenn der Flow keinen Datensatz finden kann, der einer E-Mail-Adresse entspricht.
- Der Flow durchläuft dann die CalendlyRoutingFormQuestionsAnswers Datensätze, die sich auf CalendlyRoutingFormSubmission beziehen, bis eine E-Mail-Frage gefunden wird. Dies ist die E-Mail-Adresse, die der Flow verwendet, um nach einem übereinstimmenden Eintrag zu suchen. Wenn der Flow keinen finden kann, ist dies die E-Mail-Adresse des neuen Leads.
- Wenn der Flow keine E-Mail finden kann, endet er, da der Flow in der Regel keinen Lead ohne E-Mail-Adresse erstellt.
- Wenn der Flow eine E-Mail findet:
- Es sucht nach einem Kontakt, der mit der E-Mail-Adresse übereinstimmt.
- Wenn der Flow einen Kontakt findet, ordnet er die Formularübermittlung dem Kontakt zu, indem er das Calendly-Kontaktfeld im CalendlyRoutingFormSubmission Datensatz auf die Lead-ID aktualisiert.
- Wenn der Flow keinen Kontakt findet, erstellt er einen neuen Lead, der von einem aktiven Systemadmin verwaltet wird.
- Der Flow ordnet die Formularübermittlung dann dem Lead zu, indem das Calendly-Lead-Feld im CalendlyRoutingFormSubmission Datensatz auf die Lead-ID aktualisiert wird.
- Es sucht nach einem Kontakt, der mit der E-Mail-Adresse übereinstimmt.
Erweiterte Optionen für weitergeleitete Ereignisse in Salesforce
Verwenden Sie FormSubmissionsUUID, um weitergeleitete Ereignisse zu identifizieren
Das Feld FormSubmissionsUUID befindet sich im CalendlyAction-Objekt. Während dieses benutzerdefinierte Objekt und dieser Flow nur für Calendly gehostete Formulare auslösen (nicht für solche, die in Pardot, Marketo oder HubSpot integriert sind), übergeben wir dennoch einen Wert an dieses Feld, wenn das Ereignis nach dem Ausfüllen eines Formulars geplant wurde, das einer Calendly Zuordnungsregel folgte.
Damit können Sie den CreateEventTemplate Flow anpassen, um Ereignisse aus einem Formular anders zu behandeln als Ereignisse, die direkt über einen Calendly-Link gebucht wurden, indem Sie überprüfen, ob dieses Feld null ist.
Übergeben Sie eine Salesforce-ID in Ihrem Weiterleitungsformular-Link
Um eine Salesforce-ID in einem Weiterleitungsformular zum Abrufen vorhandener Datensätze zu verwenden, fügen Sie am Ende Ihres Weiterleitungsformulars den Parameter „?salesforce_uuid=<ID>“ an. Dadurch wird die Salesforce-ID im Feld SalesforceId im CalendlyRoutingFormSubmission Datensatz gespeichert.
Beispiel: https://calendly.com/your_form?salesforce_uuid=123abc